管理部門の請求・支払業務の負担を軽減する、RobotaとRPAを活用したユースケース

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取引先の数が多いと送られてくる請求書の数も多くなります。請求書の数が多いほど、経理部門や財務部門などの管理部での支払業務の作業負担は大きくなり、支払業務の属人化も進みやすくなります。AI-OCRとRPAの導入により、業務を効率化し、担当者に依存しない体制を作ることがデジタル化やリモートワークの実現には重要になってきます。RobotaとRPAを導入した支払業務のプロセス例を紹介します。

課題

管理部門における従来の請求書入力作業と確認作業

支払業務に関わる一連の業務には、請求書の内容をERPシステム(基幹システム)に入力する作業、入力内容と請求書の内容の整合性の確認、稟議書など照合、取引先マスターを登録する作業など定型的な業務が多くあります。管理部門やアウトソーシング(BPO)で多くの企業はこの定型的な業務を大量に行なっています。そのような場合、管理部門やBPOでの作業負荷が増え、人の入れ替わりによっても作業効率や精度のバラつきが発生することがあります。

従来の課題

  • 請求書の支払作業は、管理部での定型作業が多い
  • 膨大な作業量の上、整合性チェックなどでミスが起きやすい
  • 属人的になりやすく、人の異動や退職により、精度や効率に変動が生じやすい

ユースケースのご紹介 Robota×RPA

RPAとRobotaを活用したBPOや管理部門における支払業務の効率化

請求書を受け取った担当者は複合機のスキャナーでスキャンし、ストレージに請求書のスキャンデータをアップロードします。データのアップロードを検知したRPAはデータを取得し、請求書RobotaにAI-OCRでデータを読み取るように指示をします。指示を受けた請求書Robotaは請求書のPDFファイルを読み取り、データ化し、整合性のチェックを行います。読み取った請求書のデータはRPAによりストレージに格納され、人によってチェックがなされ、データに間違えがなければ、確定データとします。

確定データをストレージにアップロードすると検知したRPAは、ERPより仕入先IDを取得します。仕入先IDの紐づいたデータが支払業務を行う経理部門にCSVデータとしてメールで送信されるようRPAが自動化します。

支払確定データが経理部門に届いたら、経理部門は経理精算システムに取り込み、銀行に支払手続きを行います。

今回のユースケースは、支払業務にRobotaとRPAを活用したプロセスで、RPAが得意とする抽出作業を仕入先IDの取得で行ったシナリオでした。AI-OCRで請求書を読み取る「請求書Robota」と「RPA」を組み合わせることで、自動化の範囲は広がります。ある一部の業務だけ自動化するのではなく、RPAとAIで自動化する範囲と人が行う作業を組み合わせることで、業務全体のプロセスを効率化することがとできます。作業時間の削減などの影響はより大きなインパクトになります。