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2022/06/17

インボイス制度に備えた電子帳簿保存法への対応

インボイス制度 電子帳簿保存法
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  1. 電子取引データの電子保存は、2年間の宥恕措置(経過措置)
  2. インボイス制度で新たに求められる発行事業者の控えの保存
  3. インボイス制度における電子帳簿保存法
  4. 電子インボイスの保存シーンと保存要件
  5. インボイス制度(適格請求書等保存方式)への円滑な移行

令和4年度税制改正では、この電子帳簿保存法の取り扱いだけでなく、インボイス制度への円滑な制度移行に向けた取り組みへの記載もあります。そこで今回は、令和4年度税制改正の中から消費税のインボイス制度に備えた電子帳簿保存法への対応などについて解説します。

1.電子取引データの電子保存は、2年間の宥恕措置(経過措置)

改正省令の附則第2条第3項において、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法で義務化された「電子取引データで受け取った書類の電子保存」は、2年間の宥恕が設けられました

所轄の税務署への事前の届出をすることなく、令和4年1月1日から令和5年12月31日までの2年間は、現状通りに紙(書面)に出力して保存しても差し支えない、ということになります。

もし今回の2年間の猶予措置が無かった場合、現在電子帳簿等保存制度(電子帳簿保存法)を適用していない申告所得税や法人税の納税義務者である法人は、2022年1月1日から「取引情報のやりとりを電子データで行った」請求書、納品書、領収書、見積依頼情報などの取引データは、電子帳簿保存法で定められた電子保存を必ず実施しなくてはならないところでした。

電子データで受領した取引関係書類を現状通り紙(書面)に印刷して保存することが認められなくなると、例えば、現状では電子化を検討していない企業も、国税庁が規定した電子帳簿保存法の要件に沿った電子保存システムへの投資が2021年内に必須になった、とも言える状況でした。

もちろん国税庁側でも今回の法改正に関して、動画チャンネルなども含めて相当広報を重ねたのですが、そもそも電子帳簿保存法(電子帳簿等保存制度)自体の認知度が低い中小事業者も含め、全事業者を対象に2022年1月から全面施行するには無理があった、と言えそうです。

加えて今回の宥恕措置を引き出す契機になった事態が中小事業者を中心に発生していました。それは、現在、紙(書面)で取引情報の管理を行っていて今後も早急なシステム投資は考えていない企業が、取引先にPDFの電子データによる請求書等の発行ではなく、紙で取引書類を発行してもらうように依頼し始めた、という事態です。

確かにこうすれば、紙(書面)での保存管理に統一できるので、今回の改正対象とはなりませんが、国税庁やデジタル庁が進めるデジタル化への見直し方針とは逆行することになってしまいます。

更にこうした動きは、国税庁が死守したい消費税インボイス制度への適正保存に影響を及ぼす事態が想定されました。2年間の経過措置期間(令和4年1月1日~令和5年12月31日)というのは、この消費税インボイス制度の施行日である令和5年10月1日と重なる期間なので、これ以上の延期(経過措置期間)は考えられない宥恕措置となっている、とも言えそうです。

2.インボイス制度で新たに求められる発行事業者の控えの保存

消費税のインボイス制度では、発行者(売手)は適格請求書等の控えを適正に保存する義務があります。売手の義務は、下表の通りです。

売手の義務(適格請求書発行事業者の義務)
1適格請求書の交付取引の相手方(課税事業者)の求めに応じて、適格請求書(又は適格簡易請求書)を交付する
2適格返還請求書の交付返品や値引きなど、売上げに係る対価の返還等を行う場合に、適格返還請求書を交付する
3修正した適格請求書の交付交付した適格請求書(又は適格簡易請求書、適格返還請求書)に誤りがあった場合に、修正した適格請求書(又は適格簡易請求書、適格返還請求書)を交付する
4写しの保存交付した適格請求書(又は適格簡易請求書、適格返還請求書)の写しを保存する

この売手の義務の中で、請求書、納品書等のインボイスを発行した後、写しを保存する際に電子データで保存する場合が、インボイス制度の中で電子帳簿保存法を留意しなくてはならない部分の典型例です。

自社の経理システム等で作成した請求書等のことを、電子帳簿保存法では「自己が一貫して電子計算機を使用して作成したもの」と云います。仮に取引先から請求書を紙(書面)で発行して欲しいという依頼を受けた場合でも、その請求書や領収書などは、自社のPCを用いた経理システム等で作成しているはずです。

この場合、仮に請求書等を紙(書面)で取引先に郵送していても、写しを電子保存する場合は、インボイス制度になると電子帳簿保存法の電子データ(電磁的記録)の保存要件に基づいて保存する義務が発生します。

ここは中小事業者に限らず見落としがちなポイントです。特に現状、取引先に請求書等を紙(書面)で交付・郵送している企業でインボイス制度後もこうした運用を継続する場合は、電子帳簿保存法など関係ないと思いがちです。

このまま国税庁の広報が行き届かないと、今回の経過措置と同じような事態を招く恐れもあります。

3.インボイス制度における電子帳簿保存法

国税庁が提供している「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」*の問63、64、66、78は、インボイス制度と電子帳簿等保存制度が特に重なり合う部分です。

消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A(インボイス保存方式のQ&A)インボイス制度と電子帳簿等保存制度との関係
問66(適格請求書の写しの電磁的記録による保存)
当社は、自己の業務システムで作成した適格請求書を出力し、書面で交付しています。適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書の写しを保存しなければなりませんが、書面で交付した適格請求書の写しとして、 当該システムで作成したデータを保存することも認められますか
【令和3年7月改訂】
インボイス発行者のインボイス保存要件
電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法の保存要件が準用されます
問67(適格請求書に係る電磁的記録を提供した場合の保存方法)
当社は、適格請求書の交付に代えて、適格請求書に係る電磁的記録を提供しています。提供した電磁的記録については、保存しなければならないとのことですが、どのような方法で保存すればよいですか
【令和3年7月改訂】
問69(提供された適格請求書に係る電磁的記録の書面による保存)
当社は、取引先から請求書を電子データにより提供を受けました。これを出力して保存することで、仕入税額控除の要件を満たしますか。なお、提供を受けた請求書データは、適格請求書の記載事項を満たしています。
【令和3年7月改訂】
インボイス受領者が消費税の仕入税額控除を受けるための保存要件
⇒令和3年度税制改正の電子保存要件に令和4年度税制改正の経過措置が今後加わる見込み
⇒電子帳簿保存法の保存要件が準用されます。
問81(提供を受けた適格請求書に係る電磁的記録の保存方法)
当社は、取引先から、適格請求書の交付に代えて、適格請求書に係る電磁的記録の提供を受けています。仕入税額控除の要件を満たすためには、電磁的記録をどのような方法で保存すればよいですか
【令和3年7月改訂】

*消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A 国税庁軽減税率・インボイス制度対応室(令和4年4月改訂)

問66は、インボイス発行事業者(売手)がインボイス交付時の写しを電子保存する際に、電子帳簿保存法の保存要件を満たすことが求められる、というものです。経理システムなどでインボイスを作成し、紙(書面)で交付(郵送)し、その写しを電子データとして保存する場合の保存要件となります。

問67は、経理システムなどで請求書や納品書等を作成し、PDFやEDIによる電子データ(電磁的記録)で取引先にインボイスを提供した場合の保存要件となります。

問69は、請求書等のインボイスを電子データで受領し紙で保存する場合の保存要件を示しています。電子データでインボイスを受領し、紙に出力して保存する場合は、消費税の仕入税額控除の適用は受けられますが、申告所得税及び法人税法の保存義務者である場合は、令和3年度税制改正により令和4年1月1日以後の電子取引については電子帳簿保存法に準じた電子保存が義務化される旨が記載されています。ただし、令和5年12月31日まではこれについても上述した宥恕措置の適用がある旨が述べられています。

問81は、インボイス受領者(買手)が請求書等のインボイスデータを売手から受け取り、仕入税額控除の適用を受けるためには電子帳簿保存法に準じた電子保存が求められます。問66と同様の保存要件が示されています。

4.電子インボイスの保存シーンと保存要件

電磁的記録による適格請求書等の保存対象は、PDFによる請求書だけではありません。電子データが、メール本文のみ、PDFの添付、EDI、Peppolネットワークなど、いずれであってもインボイス記載要件を満たした請求書、納品書、仕入明細書、領収書等は、全て電子インボイスです。これらのデータ形式による提供は電子インボイスとなり、電子帳簿保存法の電子取引にも該当するので、電子帳簿保存制度に応じた電子保存が必要です。

インボイスの保存要件は、以下の3パターンで示されています。
A:紙(書面)でインボイスを交付し、電子でその写し(控)を保存する場合の保存要件(Q&A問66)
B:電子データでインボイスを提供する場合の保存要件(Q&A問67)
C:電子データでインボイスを受領する場合の保存要件(Q&A問81)

【A:紙(書面)でインボイスを交付し、電子でその写し(控)を保存する場合の保存要件(Q&A問67)

インボイス提供時の写し(控)を電子データ(電磁的記録)で保存する場合の保存要件
(適格請求書の写しの電磁的記録による保存要件)
1適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと電帳規*2②一、③
2適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと電帳規2②二、③
3国税に関する法律の規定による適格請求書に係る電磁的記録の提示若しくは提出の要求に応じることができるようにしておくこと又は適格請求書に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと
・取引年月日、その他の日付を検索条件として設定できること
・日付に係る記録項目は、その範囲を指定して条件を設定することができること
電帳規2②三、③

*電帳規: 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

この請求書等を紙で発行する場合の控えの保存義務については、現行制度(区分記載請求書等保存方式)では義務化されていません。

そのため現状は紙(書面)で請求書等を交付し、電子データでその写し(控)を単にPC等に保存している事業者が、電子帳簿保存法で規定された検索要件を満たしたシステムに保存し直すのか、という懸念が生じます。

特に様々な種類の紙のインボイスの写しを電子保存する場合は、求められている検索機能が、全ての電子保存データに対して有効に機能することを、インボイス制度開始前に確認する必要があります。

【B:電子データでインボイスを提供する場合の保存要件(Q&A問64)

インボイスを電子データ(電磁的記録)で提供した場合の保存要件
(適格請求書に係る電磁的記録を提供した場合の保存方法)
次のイからニのいずれかの措置を行うこと
適格請求書に係る電磁的記録を提供する前にタイムスタンプを付し、その電磁的記録を提供すること電帳規4①一
次に掲げる方法のいずれかにより、タイムスタンプを付すとともに、その電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと
・適格請求書に係る電磁的記録の提供後、速やかにタイムスタンプを付すこと
・適格請求書に係る電磁的記録の提供からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合において、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付すこと
電帳規4①二
適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について、次のいずれかの要件を満たす電子計算機処理システムを使用して適格請求書に係る電磁的記録の提供及びその電磁的記録を保存すること
・訂正又は削除を行った場合には、その事実及び内容を確認することができること
・訂正又は削除することができないこと
電帳規4①三
適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと電帳規4①四
適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム概要書の備付けを行うこと電帳規2②一、4①
適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと電帳規2②二、4①
適格請求書に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと電帳規2⑥六、4①
ⅰ取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定できること
ⅱ日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
ⅲ二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
※国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているときはⅱ及びⅲの要件が不要となり、その判定期間に係る基準期間における売上高が 1,000 万円以下の事業者が国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているときは検索機能の全てが不要

更には、インボイスの保存期間の問題があります。インボイスは、インボイスを提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間、納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に、電磁的記録のまま、又は紙に印刷してインボイスを保存しなければなりません。

通常、電子データ(電磁的記録)で提供したインボイスを紙に印刷し直すことはないので、「7年間以上の電子保存が可能なクラウド基盤等で、電子帳簿保存法の保存要件の中でどの機能が充足されるサービスなのか」を事前に検討しておく必要があります。

【C:電子データでインボイスを受領する場合の保存要件(Q&A問81)

取引先から紙(書面)のインボイス(適格請求書)の交付ではなく、電子データ(電磁的記録による電子データ:電子インボイス)の提供を受けた場合、仕入税額控除の適用を受けるためには、以下の措置を講じた電子データ(電磁的記録)の保存が必要となります。

電子データでインボイスを受領する場合の保存要件
(提供を受けた適格請求書に係る電磁的記録の保存方法)
次のイからニのいずれかの措置を行うこと
タイムスタンプが付された適格請求書に係る電磁的記録を受領すること(受領した者がタイムスタンプを付す必要はありません。)電帳規4①一
次に掲げる方法のいずれかにより、タイムスタンプを付すとともに、その電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと
・適格請求書に係る電磁的記録の提供後、速やかにタイムスタンプを付すこと
・適格請求書に係る電磁的記録の提供からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合において、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付すこと
電帳規4①二
適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について、次のいずれかの要件を満たす電子計算機処理システムを使用して適格請求書に係る電磁的記録の提供及びその電磁的記録を保存すること
・訂正又は削除を行った場合には、その事実及び内容を確認することができること
・訂正又は削除することができないこと
電帳規4①三
適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと電帳規4①四
適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム概要書の備付けを行うこと電帳規2②一、4①
適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと電帳規2②二、4①
適格請求書に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと電帳規2⑥六、4①
ⅰ取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定できること
ⅱ日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
ⅲ二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
※国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているときはⅱ及びⅲの要件が不要となり、その判定期間に係る基準期間における売上高が 1,000 万円以下の事業者が国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているときは検索機能の全てが不要

BとCの表の違いは、①のイの記載だけです。タイムスタンプを付してインボイスを提供するか、タイムスタンプが付されたインボイスを受領するかの相違なので、インボイスを電子データで提供する場合も受領する場合も基本的には同じシステム機能(クラウドサービス機能等)で対応していくことになります。

5.インボイス制度(適格請求書等保存方式)への円滑な移行

令和4年度税制改正大綱には、インボイス制度に対して以下の記載があります。

(1)適格請求書等保存方式への円滑な移行

消費税の複数税率制度の下において適正な課税を確保する観点から、令和5年10月に施行される消費税の適格請求書等保存方式(インボイス制度)について、円滑な制度移行に向けて政府・与党は一体となって万全の対応を進める。

このため、事業者に対するプッシュ型の周知・広報や説明会の開催だけでなく、事業者団体とも連携しながら、経営相談等に係る体制を強化するといった取組みを更に進めていく。

また、民間団体と連携して電子インボイスの社会実装に向けた取組みを推進するとともに、IT導入補助金等により制度移行もきっかけとした中小事業者の取引やバックオフィスのデジタル化を支援することで、中小企業の生産性向上を後押ししていく。加えて、持続化補助金により制度移行等の環境変化を見据えて取り組む小規模事業者も着実に支援していく。

さらに、制度移行にともなって免税事業者である小規模事業者が不当な取扱いを受けないよう、免税事業者等との取引に関する独占禁止法、下請法、建設業法における取扱い等を明確化して周知するとともに、それらの法令に基づいて、相談窓口での対応や、下請Gメンや書面調査による状況把握を通じて適切に対処する。

これらの取組みを着実に進めつつ、引き続き、事業者の準備状況等を丁寧に把握し、必要な対応を行う

インボイス制度に移行する際は、電子帳簿保存法の規定に沿ったデジタル化が必須です。特に電子インボイスが社会にどう根付くのか、その社会実装に向けた取り組みには少なからずシステム投資が伴うので、政府の動向を注視しつつIT導入補助金等の利用も積極的に検討していきましょう。

民間団体と連携した電子インボイスの社会実装への取り組みとは、電子インボイス推進協議会(EIPA)の参加企業や参加団体との取り組みを示しています。

弊社も電子インボイス推進協議会(EIPA)に参加しつつ、電子インボイスの実装ソリューションを準備していますので、インボイス制度への対応等について、ご相談事項があれば是非お気軽にご連絡ください。

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