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電子帳簿保存法のデメリットとは?改正されたスキャナ保存制度を導入する前にデメリットも解説!

前回の記事では令和4年1月1日から施行される改正・電子帳簿保存法の適用メリットを解説しました。

オフィスに紙の原本である請求書やレシートがあふれているうえに、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度も、大幅に改正されたのだから、うちのオフィスも直ぐに導入しよう、と考えているかもしれません。確かにオフィスをペーパーレス化で一新できる可能性があります。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を紙で保存するのではなく、パソコンやスキャナ等で電子保存するために制定された法律です。

電子帳簿保存法の電子化の対象である帳簿や取引伝票は、電子帳簿保存法を適用しなければ、紙の原本を印刷・ファイリングしていくことになります。こうした作業は、誰が考えても手間のかかる業務であることは間違いありません。特に紙のレシート・領収書で精算業務を行うのは手間がかかる業務と言えます。

ペーパーレス化の効果が目に見えやすいのは、スキャナ保存制度です。この制度は、自社のPCで作成し紙で取引先へ発行した取引関係書類(請求書・控、見積書・控などの取引伝票)や、取引先から紙で受領した取引関係書類(請求書、見積書など)をスキャン保存する場合の要件等が規定されています。

電子帳簿保存法が適用される法令と帳簿書類の関係を以下に再掲します。

 (1)国税関係帳簿(2)国税関係書類(3)電子取引
決算関係書類取引関係書類
自社作成取引先⇒受領
データ形式電子データ:自社が最初の記録の段階から一貫して計算機を使用して作成*。電子で作成
⇒紙に出力
電子データ
書類の名称総勘定元帳
現金出納帳
仕訳帳 等
貸借対照表
損益計算書
棚卸表 等
契約書
請求書(控)
見積書(控) 等
契約書
請求書(控)
見積書(控) 等
契約書
領収書
請求書 等
注文書
主に関係する電子帳簿保存法電子帳簿保存法
第4条1項
a.帳簿データ保存
電子帳簿保存法
第4条2項
b.書類データ保存
電子帳簿保存法
第4条3項
c.書類スキャナ保存
電子帳簿保存法
第10条
d.電子取引
申請書の提出要否所轄の税務署に申請書を提出する必要あり。
(現行では申請書の提出が必要ですが令和4年1月1日からは不要になります)
税務署に申請書の提出不要

*手書きの総勘定元帳、仕訳帳などは、電子帳簿保存法の保存対象外です。

スキャナ保存制度が適用しやすくなりました

令和3年度の電子帳簿保存法の改正の中でも、特にスキャナ保存制度は、大幅に改正されています。

改正ポイントは以下の通りです。

  • 所轄の税務署に申請書を提出する承認制度が廃止されました。
  • 受領者がスキャナ等で読み取る際に実施する国税関係書類への自署が廃止されました。
  • 現行3営業日以内のタイムスタンプの付与期間が、最長2ヶ月以内へと緩和されました。
  • タイムスタンプの付与は、絶対必要な要件ではなくなりました。

訂正又は削除を行った事実及び内容を確認できるシステム(訂正又は削除を行うことができないシステムを含む)に、その電磁的記録の保存(電子保存)を行う場合は、タイムスタンプは付与しなくてもよくなりました。

  • 適正事務処理要件が廃止されました。

今回の電子帳簿保存法の改正では、承認制度も適正事務処理要件も自署も廃止されたことになります。加えて廃止ではありませんが、訂正又は削除を行った事実及び内容を確認できるシステムか訂正又は削除を行うことができないシステムを利用すれば、タイムスタンプの付与も必須ではなくなりました。

なお現行の電子帳簿保存法でも2020年度の改正によって、発行者のタイムスタンプがあれば受領側でのタイムスタンプが不要になっています。しかし令和4年1月からは訂正又は削除を行った事実及び内容を確認できるシステムか、または訂正又は削除を行うことができないシステムを利用すれば、発行者側のタイムスタンプも不要となります。

また2020年度の改正では、キャッシュレス決済の利用が増えたことで、クレジットカードやICカードの利用明細が領収書の代わりとして使用できるようになりました。

電子帳簿保存法のデメリットとは?

電子帳簿保存法のメリットの方は、「電子帳簿保存法メリットとは?」の記事で以下の3点をご紹介しました。

メリット①:経理・精算業務の人件費削減
メリット②:テレワーク経理による経営の効率化
メリット③:ペーパー管理特有の問題からの解放

それでは、デメリットは、どんなものがあるのでしょうか。実はデメリットは、メリットの全て裏返しの関係にあります。

デメリット①:人件費削減よりもコスト高になるシステム経費
デメリット②:不完全なテレワーク経理による新たな問題
デメリット③:ペーパーレス特有の問題の発生

デメリット①:人件費削減よりもコスト高になるシステム経費

出張等で使用したレシート・領収書の証憑書類をスマホ(スキャナ等)でスキャンし、クラウド等に電子保存したデータを国税関係書類の原本として備え付ける、こうした一連の機能を実現するには新たなシステム投資が必要です。

システムがうまく機能すれば、確かに紙のレシート・領収書を扱う手間が削減できます。その結果、経理・精算業務の経費に関する人件費が削減できます。しかし人件費の削減等に応じた社員のカットや新たな配置転換が成功するかは別問題です。

結果として新たに投じたシステム開発経費や運用経費だけが単に追加される場合がある、というのが第一のデメリットです。

こうしたデメリットの発生を防ぐには、先ずはシステム化する開発経費や運用経費を充分に見積もることが必要です。また投資対効果は単年度で考えるとデメリットにしか見えない恐れがあります。

そのため、システムの開発経費と運用経費を複数年度で見積り、同時に現状の人件費に関するコスト構造の改革も複数年度で計画しておくことが求められます。

一般的に人件費は、直ぐに減るものではありません。経営の効率化を阻む原因の1つは、単純な繰り返し作業を人が実施することです。こうした業務は、RPAを活用し高速で正確な処理を実現させ、人はもっと高度な判断や確認が必要な作業に振り向ける必要があります。

デメリット②:不完全なテレワーク経理による新たな問題

デメリットの2つ目は、テレワーク経理を目指したものの、結局は社員の出社が必要になり、経営の効率化が図れなくなるような事象が発生することです。

なぜこうした事象が起きるのでしょうか。

電子帳簿保存法のスキャナ保存を例に挙げると、取引先が紙の原本として送付する請求書や領収書をスキャナ保存で電子化することになりますが、郵送で送付される請求書や領収書は、会社の住所宛てになります。

そのため経理部の誰かがテレワーク経理にならず、出社を強いられることになります。テレワーク経理を目指す場合は、先ずは徹底的に紙を無くす運用が必要です。この場合では、取引先から紙で送付される請求書や領収書を先ずは電子取引に切り替えてもらうことが先決となります。

電子帳簿保存法を適用する前に、こうした取引先の協力が得られるのか、どうしても電子化に応じてもらえない取引先はどういう運用にするのか、このような新たな問題を予め考慮しておく必要があります。

デメリット③:ペーパーレス特有の問題

デメリットの3つ目は、ペーパーレス特有の問題が発生することです。

代表的な問題はシステム障害やセキュリティ漏洩問題です。ペーパー管理の場合は、帳簿や書類の台帳を書棚や倉庫に保管しておき、物理的な盗難等に合わなければ帳簿や証憑が漏洩することはありませんでした。

しかし電子帳簿保存法を適用しシステム化した場合は、セキュリティ対策の不備などにより一気にデータが漏洩することも考えられます。こうした問題は電子化によるペーパーレス管理特有の問題と言えます。

Pile of documents on desk stack up high waiting to be managed

こうしたデメリットの発生を防ぐには、IT企業でない限り自社でシステムを開発・運用しないことです。多少ITに詳しい社員がいたとしても、ITの専任化は新たなコストになり、ITの専門家まで育成するには時間も費用もかかります。

電子帳簿保存法のソリューションを提供しているソリューションベンダに納得がいくまで、費用や運用方法などを適用前に協議することが必要になります。

電子帳簿保存法を適用するには

令和3年度の電子帳簿保存法の改正(施行:令和4年1月1日)で内部統制要件である適正事務処理要件が廃止されました。しかし電子帳簿保存法の主旨である改ざんがなされていない「真実性の確保」と、誰もが視認・確認できる状態となる「可視性の確保」を図ることは健在です。

万一、社員の不正な改ざんや隠蔽に気づかず、所轄の税務署(国税庁)による税務調査で不正が指摘された場合は、重加算税が課される恐れがあります。

具体的には、隠蔽、仮装された事実に基づく期限後申告、修正申告または更生などがあった場合は、通常課される重加算税の額にさらに当該申告漏れに対する税額の10%相当の金額が加算されます。

この重加算税の対象は「スキャナ保存」、「電子取引」です。これらの電子保存データに関して改ざん等の不正が把握された場合は、金額面もさることながら、企業にとっては信用失墜事案となります。

そのため適正事務処理要件が廃止されても、それに代わる社内規程と法令遵守を維持する運用は、必須と言えます。

こうした相互けんせい要件を含む様々な内部統制要件が「真実性の確保」と「可視性の確保」を保つ土台になっています。

ただし相互牽制と定期検査を、全て人の手で実施しては効率化を進めることはできません。そのため人の眼に代わって対応できるITソリューションを同時に検討しておくことが望まれます。

こうしたソリューションは、企業の経理部門だけではなくチェック関係者である会計監査部門や担当の税理士、税理士法人なども含めた事前検討を行い、ソリューションの適用にあたっては、ソリューションベンダのサービスをうまく組み合わせて効率化を進めていきましょう。

どのような定額サービスがあるのか、令和5年10月1日に導入されるインボイス制度(適格請求書等保存方式)には、どのような対応ができるのか、帳簿書類の保存を長期間(7年間保存以上)委託しても問題なさそうなのか、こうした点も含めてソリューションベンダを選択する必要があります。

それでもテレワーク経理は進めていきましょう

今回は電子帳簿保存法のデメリットを記載しましたが、デメリットになる事項は、これから電子帳簿保存法を適用する場合の考慮点です。

このデメリットがあるからテレワーク経理を推進しない、というのではなく、自社の投資コストや運用にあった業務改革を進めていかないとコロナ禍では、生き残っていけません。

したがって今回の「電子帳簿保存法のデメリットとは?」の記事を参考に、どうしたら考慮事項を精査しつつ、前に踏み出した改革が進められるのか、という観点を第一の主眼として電子帳簿保存法の適用検討を進めることをおすすめすます。

ペーパーレス化とテレワークを実現するシステム化は、最初から100点で進めることは困難です。自社に適合しそうなソリューションを機能から選定していきましょう。主な検討ソリューションは以下の通りです。

  • スキャナ入力と連携するAI-OCR
  • 既存システムと新規システムを低コストで連携するRPA
  • 同一作業を繰り返す作業を代替するRPA
  • いつでもどこからでもテレワーク経理を実現するクラウドのワークフローサービス

先進のITソリューションで、どんな業務改革が実現できるのか、是非一緒に検討させてください。