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令和3年度(2021年度)税制改正大綱から読み解く「2021年度:電子帳簿保存法改正」

令和3年度(2021年度)の税制改正大綱が2020年12月10日に与党(自由民主党、公明党)から公表*されました。電子帳簿保存法改正については、これまでも何度も繰り返されてきましたが、今回は下記の(1)~(5)の措置が盛り込まれました。今回の電子帳簿保存法改正は、2022年(令和4)年1月1日から施行される予定です。

※令和3年度税制改正大綱

 2021年度(令和3年度)電子帳簿保存法改正に係る見直し項目
1国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度の見直し
2国税関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し
3電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度の見直し
4国税関係書類に係るスキャナ保存制度並びに申告所得税、法人税及び消費税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度について、電磁的記録の適正な保存を担保するための措置
5その他所要の措置

以下、令和3年度税制改正大綱で公表された電子帳簿保存法改正に関するポイントを順次確認していきます。

1.国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度の見直し事項(2021年度:電子帳簿保存法改正 帳簿書類)

国税関係帳簿書類の電磁的保存の手続きは、先ず税務署へ事前に届け出る必要があった承認制度が廃止されます(表1①)。スキャナ保存制度についても、同様に承認制度が廃止されます(表2①)。そのため下記の①国税関係帳簿、②国税関係書類、③スキャナ保存の国税庁(税務署)への承認申請の手続きが全て不要になります。これらの承認申請が不要になるので、「いつからでも国税関係帳簿書類、スキャナ保存が開始できる」ということになります。

①国税庁:国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請

②国税庁:国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請

③国税庁:国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

・国税庁:国税関係帳簿書類等の申請様式全体 

同時に現行ではJIIMA(公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会)認定のプログラム*利用時は、承認申請の記載を一部簡略した申請が可能ですが、こうした電子保存における申請上のメリットはなくなることになります。

*国税庁:JIIMA認証情報リスト[電子帳簿ソフト]

また現行の電子帳簿以外の電子帳簿についても「正規の簿記の原則に従って記録されるもの」であれば、電子帳簿として電子保存することが可能になります。この要件(表1②イロハ)は、大抵のクラウド型の会計ソフトを利用していれば、要件を満たすことが出来そうです。法改正後は青色申告者を含め多くの利用者が、電子保存のメリットを享受できるようになると思います。

また電子化を行う際などのペナルティ(附帯税)についても、「隠蔽又は仮装ではない」、つまりうっかりミス等による帳簿の修正時は、「過少申告加算税額の5%」*が附帯税額となりますが、これは比較的軽めのペナルティと言えます。

*未申告税額(期限内申告についての修正申告・更生額)の5%

その他の法改正事項を含めて、令和3年度税制改正大綱における「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度の見直し事項」を一覧化すると、表1のようになります。

【表2. 国税関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し事項】

 国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度の見直し【2021年度:電子帳簿保存法改正】
改正事項(1)①     承認制度の廃止
②     国税関係帳簿書類(国税関係帳簿については、正規の簿記の原則に従って記録されるものに限る。②において同じ。)について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、次に掲げる要件に従って、その国税関係帳簿書類に係る電磁的記録の保存を行うことができることとする。
イ.電子計算機処理システムの概要書その他一定の書類の備付けを行うこと。
ロ.電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書等を備え付け、ディスプレイの画面等に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができること。
ハ.国税庁等の当該職員の質問検査権に基づくその国税関係帳簿書類に係る電磁的記録のダウンロードの求めがある場合には、これに応じることとすること。
上記②イ及びロの要件、現行の訂正等履歴要件及び相互関連性要件並びに下記(2)④の見直し後と同様の検索要件の全てを満たして一定の国税関係帳簿に係る電磁的記録の保存等を行う者(その旨の届出書をあらかじめ提出した者に限る。)のその電磁的記録に記録された事項に関し所得税、法人税又は消費税に係る修正申告又は更正があった場合(申告漏れについて、隠蔽し、又は仮装された事実がある場合を除く。)には、その記録された事項に関し生じた申告漏れに課される過少申告加算税の額については、通常課される過少申告加算税の額から当該申告漏れに係る所得税、法人税又は消費税の5%に相当する金額を控除した金額とする。
(注)上記の「一定の国税関係帳簿」とは、所得税若しくは法人税の青色申告者が保存しなければならないこととされる仕訳帳、総勘定元帳その他必要な帳簿又は消費税の事業者が保存しなければならないこととされる帳簿をいう。
上記の改正に伴い、所得税の青色申告特別控除の控除額65万円の適用要件について、仕訳帳及び総勘定元帳につき国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度の要件を満たす電磁的記録の保存等を行っていることを、仕訳帳及び総勘定元帳につき上記③の要件を満たす電磁的記録の保存等を行っていることとするほか、所要の措置を講ずる。

2.国税関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し事項(2021年度:電子帳簿保存法改正 スキャナ保存制度)

スキャナ保存制度については、その手続と要件が大幅に改正されます。スキャナ保存制度については、下記の表2が見直し項目の主体で、表4と表5が関連する法改正事項になります。また表3は電子取引の見直し事項ですが、表2のスキャナ保存の見直し事項を踏まえた改正となっています。

表1以外の法改正事項を表2~5で一覧化し、その後にスキャナ保存制度の改正事項を表6としてまとめます。

【表2. 国税関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し事項】

 国税関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し【2021年度:電子帳簿保存法改正】
改正事項(2)承認制度の廃止
タイムスタンプ要件について、付与期間(現行:3日以内)を記録事項の入力期間(最長約2月以内)と同様とするとともに、受領者等がスキャナで読み取る際に行う国税関係書類への自署を不要とするほか、電磁的記録について訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム(訂正又は削除を行うことができないシステムを含む。)において、その電磁的記録の保存を行うことをもって、タイムスタンプの付与に代えることができることとする。
適正事務処理要件(相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等をいう。)を廃止する。
④     検索要件について、検索項目を取引等の年月日、取引金額及び取引先に限定するとともに、保存義務者が国税庁等の当該職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることとする場合にあっては、範囲指定及び項目を組み合わせて設定できる機能の確保を不要とする。

【表3. 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度の見直し事項】

 電子取引(取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいう。以下同じ。) の取引情報に係る電磁的記録の保存制度の見直し【2021年度:電子帳簿保存法改正】
改正事項(3)タイムスタンプ要件について、付与期間(現行:遅滞なく)を上記(2)②の見直し後と同様の期間とする。
②     検索要件について、上記(2)④と同様の措置を講ずることに加え、判定期間における売上高が1,000万円以下である保存義務者が上記(2)④の求めに応じることとする場合にあっては、検索要件の全てを不要とする。
(注)上記の「判定期間」とは、個人事業者にあっては電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日から12月31日までの期間をいい、法人にあっては電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度をいう。

【表4. スキャナ保存制度並びに電子取引の保存制度について電磁的記録の適正な保存を担保するための措置】

 国税関係書類に係るスキャナ保存制度並びに申告所得税、法人税及び消費税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度について、電磁的記録の適正な保存を担保するための措置【2021年度:電子帳簿保存法改正】
改正事項(4)スキャナ保存が行われた国税関係書類の保存義務者又は申告所得税、法人税及び消費税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者のその電磁的記録に記録された事項に関し、隠蔽し、又は仮装された事実に基づき期限後申告若しくは修正申告又は更正若しくは決定等があった場合には、その記録された事項に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税の額については、通常課される重加算税の額に当該申告漏れ等に係る本税の10%に相当する金額を加算した金額とする。
②     スキャナ保存が行われた国税関係書類の電磁的記録並びに申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、次のとおりとする。
スキャナ保存が行われた国税関係書類の保存義務者は、上記(2)②から④までの見直し後の要件を含めた保存要件を満たさない電磁的記録についても、保存しなければならないこととする。
申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者が行う当該電磁的記録の出力書面等の保存をもって当該電磁的記録に代えることができる措置は、廃止する。
上記(2)②から④まで又は上記(3)①及び②の見直し後の要件を含めた保存要件を満たさない電磁的記録については、国税関係書類等と扱わないこととするとともに、災害その他やむを得ない事情により、当該保存要件に従って当該電磁的記録の保存をすることができなかったことを証明した場合には、その事情が生じた日以後については、当該保存要件を不要とする。

重加算税は、意図的に脱税をした場合、つまり「わざと税額が少なくなるように申告した」などの悪質なケースのときに課せられるものです。国税庁から重加算税を指摘された場合、うっかりミスの「過少申告加算税」も混在している場合があり得るうえに、当該課税対象年度から遡って調査を受けることも想定されます。2021年度の改正電子帳簿保存法が開始される前に、「重加算税の指摘を絶対受けない運用を確立する」必要があります。

【参考.国税不服審判所:隠ぺい、仮装の事実等を認めた事例】https://www.kfs.go.jp/service/MP/01/0605030100.html

【表5. その他所要の措置】

 その他所要の措置【2021年度:電子帳簿保存法改正】
改正事項(5)(注1)上記の改正は令和4年1月1日から施行することとし、上記(1)②、(2)②から④まで及び(4)②イの改正は同日以後に備付けを開始する国税関係帳簿又は保存を行う国税関係書類について、上記(1)③及び(4)①の改正は同日以後に法定申告期限等が到来する国税について、上記(3)及び(4)ロの改正は同日以後に行う電子取引の取引情報について、それぞれ適用する。
(注2)上記の改正の施行の際、国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度又は国税関係書類に係るスキャナ保存制度の承認を受けている国税関係帳簿書類等については、従前どおりとする。

令和4年は2022年です。つまり2021年の12月31日までに、2021年度電子帳簿保存法改正に対応するための準備作業を完了しておく必要があります。

スキャナ保存制度が現行の法制度と比較してどう改正されるのか、主な変更点を表6で示します。

【表6.  2021年度電子帳簿保存法改正:スキャナ保存制度 改正事項のまとめ(現行の法制度との比較)】

 スキャナ保存要件の改正内容記載箇所現行の電子帳簿保存法
(1)税務署への事前申請(承認制度)が不要になります。表(2)①国税関係書類の保存に代える日の3月前までに承認申請書を提出する必要があります。
(電子帳簿保存法一問一答 問34)
(2)国税関係書類(領収書等)を受領者本人がタイムスタンプする付与期間が現行の3営業日以内から業務処理サイクルに応じた入力期間(最長約2月以内)になります。表(2)②受領者等がスキャニングからタイムスタンプを付与するまでを一人で行うことにより、受領等から入力までの各事務について、相互にけんせいが機能する事務処理体制がとられていない場合は、受領者等が署名(自署)の上、おおむね3営業日以内にタイムスタンプを付す必要があります。
(3)国税関係書類(領収書等)を受領者本人がスキャナで読み取る際に行う自署が不要になります。(電子帳簿保存法スキャナ保存一問一答 問31)
(4)訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム(訂正又は削除を行うことができないシステムを含む。)に、最長でも2か月以内に保存する場合は、タイムスタンプは不要になります。電磁的記録上の改ざんに対処する観点から、原則として、スキャニングと同時又は国税関係書類をスキャナで読み取り、折れ曲がりや文字の歪みがないかなど、正しくスキャニングされていることを確認した都度タイムスタンプを付す必要があります。
(電子帳簿保存法スキャナ保存一問一答 問31)
(5)適正事務処理要件(相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等をいう。)が廃止されます。そのため、受領者以外が相互けん制により、紙の原本と画像を見比べて同一性を確認する作業は不要になります。表(2)③改ざん等に対処することを踏まえ、適正事務処理要件を設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組みを講じる必要があります。
(電子帳簿保存法スキャナ保存一問一答 問43)
(6)適正事務処理要件(相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等をいう。)が廃止されます。そのため、定期検査をしなくても紙の原本を廃棄することが可能になります。作業担当者は、スキャニング処理を了した原本について、適正事務処理要件における事務分掌細則第2条(定期的なチェック)に定める定期的なチェックが完了するまでの間、一時保管する必要があります。(電子帳簿保存法スキャナ保存一問一答 スキャナによる電子化保存規程第16条)
(7)隠蔽、又は仮装された事実に基づいて申告し、当該電子データの改ざん等が把握された際は、当該不正に係るものに関して、重加算税10%が加重されます。表(4)①承認を受けた書類が一部でも電磁的記録の保存が行われていない時又は財務省令で定める要件に従っていない場合は、スキャナ保存の承認が取り消されます。(電磁的記録による保存等の承認の取消し:電子帳簿保存法第8条第1項第1号又は第2号)

【参考:現行の電子帳簿保存法 *2021年度の電子帳簿保存法改正内容は記載されていません】*2020年12月現在。

国税庁:電子帳簿保存法一問一答https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020006-168_01.pdf

国税庁:電子帳簿保存法一問一答スキャナ保存関係https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020006-168_02.pdf

3.デジタル社会(DX)の実現と2022年度に向けた法改正の動向

令和3年度税制改正大綱には、電子帳簿保存法改正に関連する記述として、下記も記載されています。大綱に記載されている内容は、国税庁等が考える「法律の制度背景や今後の改正動向」を探るうえで重要な記述となります。

(2)納税環境のデジタル化(税制改正大綱記載ページ:9頁)
①    税務関係書類における押印義務の見直し
国・地方公共団体を通じたデジタル・ガバメントの推進による行政手続コストの削減や、感染症の感染拡大により、あらわになった課題への対応といった観点から、税務手続の負担軽減のため、税務署長等に提出する国税関係書類のうち納税者等の押印を求めているものについては、現行において実印による押印や印鑑証明書の添付を求めているもの等を除き、押印義務を廃止する。また、地方公共団体の長に提出する地方税関係書類についても、国税と同様、押印義務を廃止する。
②電子帳簿等保存制度の見直し等
経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上に資するため、国税関係帳簿書類を電子的に保存する際の手続きを抜本的に見直す。 具体的には、事前承認制度を廃止するほか、現行の厳格な要件を充足する事後検証可能性の高い電子帳簿については、信頼性確保の観点から優良な電子帳簿としてその普及を促進するための措置を講ずるとともに、その他の電子的な帳簿についても、正規の簿記の原則に従うなど一定の要件を満たす場合には電子帳簿として電子データのまま保存することを当面可能とする。また、紙の領収書等の原本に代えてスキャナ画像を保存することができる制度(スキャナ保存制度)については、ペーパーレス化を一層促進する観点から、手続・要件を大幅に緩和するとともに、電子データの改ざん等の不正行為を抑止するための担保措置を講ずる。
地方税においては、地方たばこ税及び軽油引取税に係る書類等の電子的保存を可能とするとともに、地方税関係帳簿書類の電子的保存の要件等について、国税と同様、所要の措置を講ずる。
デジタル化やキャッシュレス化に対応した税制のあり方や納付方法の多様化についても引き続き検討していく。

今回の改正電子帳簿保存法の枠組みは、大綱の中では「納税環境のデジタル(DX)化」の中に位置付けられています。そのため行政コストの削減とコロナ対応の観点から、所轄の税務署長、並びに地方公共団体の長に提出する国税関係書類への押印も廃止されます。

また電子帳簿保存法改正の主旨は、大綱では「テレワークの推進」や「クラウド会計ソフト等の活用」によって記帳水準を向上させていく方向性が示されています。ここで、あえてクラウド会計ソフトと大綱に記載されている理由は、クラウド会計ソフトであれば、証憑等への「訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム(訂正又は削除を行うことができないシステムを含む。)」を適用しやすく、信頼性を確保しやすいからです。

更に所轄の税務署長への事前承認制度を廃止し、「その他の電子的な帳簿」についても、正規の簿記の原則に従うなど一定の要件を満たす場合には、これを電子帳簿として電子保存することが認められるため、青色申告者も含め電子保存の裾野を一気に広げようとする法制定への主旨が読み取れます。

この「その他の電子的な帳簿」に対する適用要件は、「現行の厳格な要件を充足する事後検証可能性の高い電子帳簿」の適用要件に比べて、適用ハードルは低いです。またスキャナ保存制度も「手続・要件を大幅に緩和」します。

今回このように電子帳簿保存法が緩和される背景には、2023年10月から開始される「インボイス制度へのスムーズな対応」も意図しています。キャッシュレスを含むインボイス制度を、混乱なく進めるためには、故意による改変や改ざんを重加算税の適用等で予め抑止しつつ、電子保存への取り組みを幅広く進める必要があるからです。

【現行の電子帳簿保存法の適用要件等】

(参考1):国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化!」

https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_01.pdf

(参考2):ファーストアカウンティング「電子帳簿保存法の申請」

(参考3):ファーストアカウンティング「電子帳簿保存法の要件とは」

また大綱の「第三 検討事項」には下記が記載されています。示唆に富んだ記述で、今後は電子帳簿保存法だけではなく、税理士法も含めた制度改革に向けた法改正が進められていくようです。

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7 帳簿等の税務関係書類の電子化を推進しつつ、納税者自らによる記帳が適切に行われる環境を整備することが、申告納税制度の下における適正・公平な課税の実現のみならず、経営状態の可視化による経営力の強化、バックオフィスの生産性の向上のためにも重要であることに鑑み、正規の簿記の原則に従った帳簿の普及、トレーサビリティの確保を含む帳簿の事後検証可能性の確立の観点から、納税者の事務負担やコストにも配慮しつつ、記帳水準の向上、電子帳簿の信頼性の確保に向け優良な電子帳簿の普及を促進するための更なる措置、記帳義務の適正な履行を担保するためのデジタル社会にふさわしい諸制度のあり方やその工程等について早期に検討を行い、結論を得る

8 税理士制度については、ウィズコロナ・ポストコロナの新しい社会を見据え、税理士の業務環境や納税環境の電子化といった、税理士を取り巻く状況の変化に的確に対応するとともに、多様な人材の確保や、国民・納税者の税理士に対する信頼の向上を図る観点も踏まえつつ、税理士法の改正を視野に入れて、その見直しに向けて検討を進める。

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今回の改正電子帳簿保存法では、先に述べたように適正事務処理要件が廃止されます。この影響は、企業内だけに留まりません。キャッシュレス決済を含めた出納をはじめ帳簿をチェックする税理士にも影響は広がり、税理士は、今まで以上に発行する請求書や受け取る領収書など、証憑に係る電子保存の状態や、決算に至る過程での貸借対照表や損益計算書に係る電子保存の確認についても、国税庁(税務署)から求められそうです。

4.新たな運用に備えて

2021年度の電子帳簿保存法改正で、抜本的に見直されるのはスキャナ保存制度です。このスキャナ保存の利用が広がらない主因は、「年1回以上の定期検査で、スキャナ保存した電子データを原本と照合しないと、紙の証憑を廃棄できない点にある」と考えたため、それを定めた適正事務処理要件が廃止されることになりました。

現行の電子帳簿保存法では、紙の証憑をスキャナ等で読み取り、証憑と電子保存したデータを照合する定期検査は、原本の改ざんを防ぐために、2人以上の経理等の担当者で確認することが求められています。しかしコロナ禍の現在では、こうした定期検査の実施方法を抜本的に見直すことも求められ、今回の電子帳簿保存法改正では「事務作業と感染対策の双方の負荷軽減」を図っていく狙いがあるものと考えます。

タイムスタンプの付与も、3営業日以内から2か月以内に緩和されるので、出張先でスキャンしなくても、帰社後のスキャンで、十分に経費の精算も可能な期間に緩和されたと言えます。また所轄の税務署への事前申請も不要になるので、2022年1月1日以降は、「いつでも新たなスキャナ保存」が始められることになります。

一方でデータの改ざんが見つかった場合は、過少申告加算税ではなく、重加算税が課されることになりました。このことは、今まで以上に「社内の事務処理の運用を慎重に策定していくことが求められる」ことになります。

所轄の税務署へ3か月以上前に提出する承認制度が不要になるということは、換言すれば、適正事務処理要件に関する税務署の事前チェック無く、自社の判断で2022年1月からの新たなスキャナ保存制度の下で、「原本の証憑を確実に電子保存し廃棄できる適正な事務処理要件」を策定する必要があります。こうした法制度の位置づけを理解せず安易に電子保存への運用を開始すると、税務調査時に重加算税への指摘を受けることにもなりかねません。

更に現在の利用環境を加味すれば「コロナ禍で出社しなくても」原本の改ざんを「抑止し得る確認方法を確立」し、安心して紙の証憑を廃棄できるソリューションが求められてくることでしょう。

例えば、紙の領収書の受領者がスマホで撮影し電子保存した後に、原本を第三者*へ回送し、一括してスキャナによる電子保存を再度行い、双方の画像とOCR認識結果等を「自動照合させたうえで原本を廃棄する」。こうした新たな運用方法やソリューションの適用も考えられます。(*回送先は必ずしも社内の経理部門とする必要はありません)

新たな運用を確立できない場合は、結局は現状と同様、紙の証憑である原本を廃棄できないことになります。大綱で示された事務効率化へのチャンスを活かし、新たな運用方法を確立するためにも、今から最新のITソリューションを試行しつつ2022年1月の電子帳簿保存法改正に向けて、万全の運用対策を講じていきましょう。