電子帳簿保存法・インボイス制度に対応！請求書受領サービスの活用法
はじめに
近年、企業の経理業務を取り巻く環境は、法制度の改正によって大きな変革期を迎えています。特に「電子帳簿保存法（電帳法）」と「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」は、請求書をはじめとする国税関係書類の取り扱い方法に大きな影響を与え、企業に対応を迫っています。これらの法制度への対応は、単に法令遵守というだけでなく、業務プロセスの見直しやデジタル化を推進する好機とも捉えられます。そして、この変革をスムーズに進める上で強力な武器となるのが「請求書受領サービス」です。
本記事では、まず改正電子帳簿保存法とインボイス制度の概要、そして企業に求められる対応について分かりやすく解説します。その上で、請求書受領サービスがこれらの法制度対応にどのように貢献し、企業が抱える課題をいかに解決できるのか、具体的な活用法を深掘りしていきます。FastAccountingのソリューションが、これらの法対応をいかにサポートできるかについても触れながら、読者の皆様が法改正の波を乗りこなし、さらなる業務効率化を実現するための一助となることを目指します。
第1章：改正電子帳簿保存法の概要と企業に求められる対応
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認める法律です。数度の改正を経て、特に2022年1月施行の改正では、電子取引で授受した取引情報（請求書、領収書など）の電子データ保存が義務化されるなど、企業への影響が大きい変更が加えられました。宥恕措置の終了も迫り、対応は待ったなしの状況です。
電子帳簿保存法の3つの保存区分
電子帳簿保存法では、書類の種類や作成方法に応じて、主に以下の3つの保存区分が定められています。
- 電子帳簿等保存:
- 対象: 自社が会計ソフト等で最初から一貫して電子的に作成した国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）や国税関係書類（貸借対照表、損益計算書など）。
- 保存要件: システム概要書等の備え付け、見読可能性の確保（ディスプレイ・プリンタ等）、検索機能の確保（取引年月日、勘定科目、取引金額等）など。優良な電子帳簿の要件を満たせば、過少申告加算税の軽減措置も受けられます。
- スキャナ保存:
- 対象: 紙で受領または作成した国税関係書類（請求書、領収書、契約書など）をスキャナで読み取って電子データとして保存する場合。
- 保存要件: 一定水準以上の解像度（200dpi以上）でのスキャン、タイムスタンプの付与（または同等の措置）、入力期間の制限、ヴァージョン管理、検索機能の確保（取引年月日、取引金額、取引先）など。重要書類と一般書類で要件が一部異なります。
- 電子取引データ保存:
- 対象: 電子メール、EDI取引、クラウドサービスなどを介して授受した取引情報（請求書PDF、ECサイトの領収書データなど）。
- 保存要件（義務化）: 2024年1月からは、電子的に授受した取引情報は、紙に出力して保存するのではなく、電子データのまま保存することが全ての事業者に義務付けられました。保存にあたっては、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保の措置（いずれか一つ）:
- タイムスタンプが付与された後の授受
- 速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付与
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けと運用
- 可視性の確保の措置（全て満たす必要あり）:
- 保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。
- 検索機能を確保すること（「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」を検索条件として設定できること。税務調査時にダウンロードの求めに応じられる場合は、範囲指定検索や複数項目組み合わせ検索は不要となる場合あり）。
- 真実性の確保の措置（いずれか一つ）:
企業に求められる具体的な対応
- 現状把握と対象書類の特定: 自社でどのような帳簿書類を、どのような形態（紙、電子）で扱っているかを把握し、電帳法の各保存区分の対象となるものを特定します。
- 保存要件の確認と対応方針の決定: 各保存区分で求められる要件を確認し、自社でどのように対応するか（システム導入、規程整備、業務フロー変更など）を決定します。
- システムの選定・導入: 特に電子取引データ保存やスキャナ保存に対応するためには、要件を満たすシステムの導入が効果的です。請求書受領サービスもその有力な選択肢となります。
- 社内規程の整備と周知徹底: 電子データの取り扱いに関する事務処理規程を作成し、従業員に周知徹底します。
- 業務フローの見直しと運用体制の構築: 新しい保存方法に合わせた業務フローを設計し、運用体制を整えます。
第2章：インボイス制度の概要と企業に求められる対応
インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、2023年10月1日から開始された消費税の仕入税額控除に関する新しい制度です。この制度下では、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が仕入税額控除の適用を受けるための要件となります。
インボイス制度のポイント
- 適格請求書（インボイス）とは:
- 売手が買手に対して発行する、一定の記載事項が定められた請求書や領収書のことです。
- 主な記載事項：
- 適格請求書発行事業者の登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
- 適格請求書発行事業者:
- インボイスを発行できるのは、税務署長の登録を受けた「適格請求書発行事業者」に限られます。課税事業者が登録を受けられます（免税事業者は登録できません）。
- 買手側の対応（仕入税額控除のため）:
- 原則として、取引相手（売手）である適格請求書発行事業者から交付を受けたインボイスを保存する必要があります。
- 帳簿への一定事項の記載も必要です。
- 受け取った請求書がインボイスの要件を満たしているかを確認する必要があります。
- 売手側の対応（インボイス発行のため）:
- 適格請求書発行事業者は、取引相手（課税事業者）から求められたときは、インボイスを交付する義務があります。
- 交付したインボイスの写しを保存する義務があります。
企業に求められる具体的な対応
【買手側（請求書受領側）の主な対応】
- 取引先の登録状況の確認: 取引先が適格請求書発行事業者であるか、登録番号などを確認します。
- 受領する請求書の確認: 受け取った請求書がインボイスの記載要件を満たしているかを確認します（登録番号、適用税率、税額など）。
- インボイスの保存: 要件を満たしたインボイスを適切に保存します（電帳法の電子取引データ保存の要件も満たす必要あり）。
- 帳簿への記載: 仕入税額控除の適用を受けるためには、帳簿にインボイスの記載事項との関連を明らかにするなどの記載が必要です。
- 税額計算の変更: 税率ごとに区分した消費税額等を正確に把握し、仕入税額控除の計算を行う必要があります。
- 免税事業者等からの仕入れへの対応: 免税事業者や登録を受けていない課税事業者からの仕入れは、原則として仕入税額控除ができません。経過措置の適用や、取引条件の見直しなどを検討する必要があります。
【売手側（請求書発行側）の主な対応】
- 適格請求書発行事業者の登録申請: 課税事業者は、必要に応じて登録申請を行います。
- インボイス対応の請求書発行システムの準備: インボイスの記載要件を満たした請求書を発行できるシステムを準備します。
- インボイスの交付と写しの保存: 取引先からの求めに応じてインボイスを交付し、その写しを保存します。
第3章：請求書受領サービスが法制度対応に貢献する仕組み
電子帳簿保存法とインボイス制度、これら二つの大きな法改正に対応するためには、業務プロセスの見直しとシステムの活用が不可欠です。特に請求書受領サービスは、これらの法対応を効率的かつ確実に行うための強力なツールとなります。
電子帳簿保存法への対応支援
- 電子取引データの適正な保存:
- 自動データ化と索引付け: メール添付のPDF請求書や、取引先からダウンロードした請求書データを請求書受領サービスに取り込むことで、電帳法の検索要件（取引年月日、取引金額、取引先）を満たす形で自動的に索引情報が付与され、データが保存されます。
- タイムスタンプ付与（オプションまたは標準機能）: 多くのサービスでは、アップロードされた請求書データにタイムスタンプを付与する機能があり、真実性の確保に貢献します。
- 訂正削除履歴の管理: データの訂正や削除の履歴が記録されるシステムであれば、真実性確保の要件の一つを満たせます。
- FastAccountingの「Remota」や「Robota」 は、これらの電子取引データ保存要件に対応しており、アップロードされた請求書データを法令に準拠した形で安全に保管します。
- スキャナ保存の効率化と要件充足:
- 高品質なスキャンとデータ化: 紙で受領した請求書をスキャンしてサービスにアップロードする際、解像度や階調などのスキャナ保存要件を満たす設定が推奨されたり、自動でチェックされたりします。
- タイムスタンプ付与と一括検証: スキャンデータにタイムスタンプを付与し、一括で検証する機能により、真実性確保の要件を満たしやすくなります。
- 検索機能の確保: AI-OCRでデータ化された情報（取引年月日、取引金額、取引先など）が自動で付与されるため、検索要件を容易に満たせます。
- FastAccountingのスキャンセンターサービス を利用すれば、紙の請求書の受領からスキャナ保存要件を満たした電子化、データ入力までをワンストップでアウトソースでき、自社でのスキャン作業や要件管理の負担を大幅に軽減できます。
- 事務処理規程の運用支援:
- システム上で証跡管理（誰がいつ何をしたか）が記録されるため、訂正削除の防止に関する事務処理規程の運用を補強します。
インボイス制度への対応支援
- 適格請求書の自動判定・確認:
- 登録番号の照合: AI-OCRで読み取った請求書情報から適格請求書発行事業者の登録番号を抽出し、国税庁の公表データベースと自動で照合する機能を持つサービスがあります。これにより、受け取った請求書が有効なインボイスであるかを効率的に確認できます。
- 記載要件のチェック支援: 登録番号以外にも、税率ごとの消費税額や適用税率といったインボイスの記載要件が満たされているかをシステムがチェック、または担当者が確認しやすいように表示する機能があります。
- 税率ごとの金額・税額の自動計算と仕訳連携:
- 複数税率対応: 請求書に記載された複数の税率（標準税率10%、軽減税率8%）をAI-OCRが正確に読み取り、税率ごとに区分して金額と消費税額を自動で計算します。
- 会計システム連携: 計算された税額情報を元に、会計システムへ連携する仕訳データが自動生成されるため、仕入税額控除の計算が正確かつ効率的に行えます。
- FastAccountingの「Robota」 は、インボイス制度に対応した税計算ロジックを備え、複雑な請求書でも正確に税額を算出し、会計システムへのスムーズな連携を実現します。
- インボイスの適切な保存:
- 受領したインボイス（電子データ、スキャンデータ）を、電子帳簿保存法の要件を満たした形でシステム上に保存できます。これにより、仕入税額控除の適用に必要な証拠書類を確実に管理できます。
- 免税事業者等からの請求書の仕分け支援:
- 取引先が適格請求書発行事業者でない場合（免税事業者など）、その情報をシステム上で管理し、仕入税額控除の対象外として処理したり、経過措置の適用を判断したりするのに役立ちます。
第4章：請求書受領サービスを活用した法対応の具体的なステップと注意点
請求書受領サービスを導入して法制度対応を進める際には、いくつかのステップと注意点があります。これらを理解し、計画的に進めることが成功の鍵です。
導入・活用ステップ
- 現状の業務フローと課題の再確認:
- 改めて、自社の請求書受領業務のフロー、扱っている請求書の種類（紙、PDF、EDIなど）、量、そして法対応における具体的な課題（例：電子取引データの保存方法が未確立、インボイスの確認作業が煩雑など）を明確にします。
- 法対応要件の整理とサービス選定:
- 電子帳簿保存法（特に電子取引データ保存、スキャナ保存）とインボイス制度（買手側）で、自社が対応すべき具体的な要件をリストアップします。
- これらの要件を満たせる機能（例：タイムスタンプ、検索機能、登録番号照合、税率別計算など）を持つ請求書受領サービスを選定します。FastAccountingのような、両制度への対応実績が豊富なベンダーを選ぶと安心です。
- 導入準備と初期設定:
- サービス提供事業者と連携し、初期設定（ユーザー登録、勘定科目マスタ連携、ワークフロー設定など）を行います。
- 電子帳簿保存法に対応するための事務処理規程を見直し、必要であれば改訂します。
- 取引先へのアナウンス（例：紙請求書の送付先変更、電子請求書への移行依頼など）を準備します。
- 段階的な導入とテスト運用:
- まずは一部の部門や取引先からスモールスタートし、操作に慣れながら問題点を洗い出します。
- 特にAI-OCRの読み取り精度や、インボイスの判定精度などを実データで検証します。
- この段階で、FastAccountingの導入コンサルタントのような専門家のアドバイスを受けながら進めるとスムーズです。
- 本格運用と社内教育:
- テスト運用で得られたフィードバックを元に調整を行い、全社的に本格運用を開始します。
- 経理担当者だけでなく、関連する部門の従業員（請求書を最初に受け取る可能性のある営業担当者など）にも、新しい業務フローやシステムの操作方法、法制度の概要について教育を行います。
- 定期的な見直しと改善:
- 運用開始後も、定期的に業務フローやシステム設定を見直し、より効率的な運用を目指します。
- 法改正の動向にも注意を払い、必要に応じて対応をアップデートします。
活用時の注意点
- 丸投げ意識は禁物: 請求書受領サービスは強力なツールですが、導入すれば全てが自動で解決するわけではありません。自社の業務プロセスや規程を整備し、主体的に運用していく姿勢が重要です。
- AI-OCRの限界を理解する: AI-OCRの精度は向上していますが、100%ではありません。特に複雑な手書き文字や不鮮明な請求書の場合、読み取りエラーが発生する可能性があります。目視確認や修正作業のフローを組み込んでおく必要があります。オペレーターによる補正サービス（FastAccountingのスキャンセンターなど）の利用も有効です。
- セキュリティ意識の維持: クラウドサービスを利用する場合、ID・パスワードの管理徹底、定期的なアクセスログの確認など、セキュリティ意識を高く持つことが重要です。
- 取引先とのコミュニケーション: インボイス制度への対応では、取引先との連携が不可欠です。適格請求書発行事業者登録番号の確認や、インボイスの記載内容に不備があった場合の対応など、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。
- 専門家への相談: 法制度の解釈やシステム選定・運用で不明な点があれば、税理士やサービス提供事業者（FastAccountingなど）といった専門家に積極的に相談しましょう。
まとめ：法改正をDX推進の追い風に
電子帳簿保存法とインボイス制度への対応は、多くの企業にとって喫緊の課題です。しかし、これを単なる負担と捉えるのではなく、請求書処理業務のデジタル化、ペーパーレス化、そして業務全体の効率化を推進する絶好の機会と捉えることができます。
請求書受領サービスは、これらの法制度対応を強力にバックアップし、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させるための有効なソリューションです。AI-OCRによるデータ化、電子データとしての適正な保存、インボイスの自動判定、会計システムとのシームレスな連携といった機能は、法対応の負荷を軽減するだけでなく、経理担当者を煩雑な手作業から解放し、より分析的・戦略的な業務へとシフトさせることを可能にします。
FastAccountingは、高精度なAI技術と豊富な導入実績に基づき、電子帳簿保存法およびインボイス制度への対応をトータルでサポートいたします。お客様の個別の状況や課題に合わせた最適なソリューションをご提案し、法改正という変化の波を乗りこなし、持続的な成長を実現するためのお手伝いをさせていただきます。
法制度への対応は、もはや避けては通れない道です。この機会に請求書受領サービスの導入を検討し、経理業務の未来を切り拓いてみてはいかがでしょうか。