請求書受領サービスのセキュリティは大丈夫？確認すべき項目と対策

はじめに

請求書受領サービスは、経理業務の効率化やペーパーレス化に大きく貢献する一方で、企業にとって極めて重要な「請求書」という機密情報を外部のシステムやサービスに預けることになります。請求書には、取引先の情報、取引内容、金額、銀行口座といったセンシティブなデータが満載です。万が一、これらの情報が漏洩したり、改ざんされたり、あるいはシステム障害で消失したりするようなことがあれば、企業の信用失墜、金銭的損害、さらには法的責任問題にまで発展しかねません。

「クラウドサービスは便利そうだけど、セキュリティが心配で導入に踏み切れない」「どのサービスを選べば安全なのか判断基準がわからない」といった不安を抱える経理担当者や経営者の方も少なくないでしょう。確かに、セキュリティ対策が不十分なサービスを選んでしまうリスクは存在します。しかし、適切な知識を持ち、確認すべきポイントを押さえてサービスを選定し、自社でも必要な対策を講じれば、請求書受領サービスを安全に活用することは十分に可能です。むしろ、自社でオンプレミス環境を運用するよりも、専門業者が提供するクラウドサービスの方が高度なセキュリティ対策が施されている場合も少なくありません。

本記事では、請求書受領サービスを選定する際に、セキュリティ面で必ず確認すべき重要な項目（データ暗号化、アクセス制御、脆弱性対策、データセンターの信頼性、第三者認証など）を網羅的に解説します。また、サービス提供事業者が講じている一般的なセキュリティ機能や、利用者側（企業側）で実施すべき対策についても触れていきます。FastAccountingが提供するソリューションがいかに堅牢なセキュリティ基盤の上に成り立っているかについても言及しながら、読者の皆様が安心して請求書受領サービスを選び、活用するための一助となることを目指します。

第1章：なぜ請求書受領サービスのセキュリティが重要なのか？潜むリスクを理解する

請求書受領サービスのセキュリティ対策の重要性を理解するためには、まず、どのような情報が扱われ、そこにどのようなリスクが潜んでいるのかを具体的に把握する必要があります。

扱われる「機密情報」の具体例

請求書受領サービスで処理・保管される請求書には、以下のような機密性の高い情報が含まれています。

  • 取引先情報:
    • 会社名、住所、電話番号、担当者名
    • 取引銀行名、支店名、口座種別、口座番号
    • 適格請求書発行事業者登録番号（インボイス制度下）
  • 取引内容:
    • 商品名、サービス名、数量、単価、金額
    • 契約条件、納期、支払条件
    • プロジェクト名、案件コード
  • 自社情報（間接的に含まれるもの）:
    • 購買パターン、コスト構造
    • 主要な仕入先、外注先
    • 資金繰り状況（支払サイトなどから推測される可能性）

これらの情報は、個別にみても重要ですが、蓄積・分析されることで、企業の経営戦略や競争力に関わるより深いインサイトを第三者に与えてしまう可能性があります。

潜む主なセキュリティリスク

これらの機密情報が不適切に扱われた場合、以下のようなセキュリティリスクが顕在化する可能性があります。

  1. 情報漏洩リスク:
    • 外部からの不正アクセス: サイバー攻撃（ハッキング、マルウェア感染など）により、システムに不正侵入され、保存されている請求書データや関連情報が盗み出されるリスク。
    • 内部不正: サービス提供事業者の従業員や、利用者企業の従業員（権限を持つ者）が悪意を持って情報を持ち出す、あるいは誤って外部に公開してしまうリスク。
    • 設定ミス・脆弱性: システムの設定不備や、ソフトウェアの脆弱性を突かれて情報が漏洩するリスク。
    • 物理的盗難: データセンターへの不法侵入や、データを保存した媒体の盗難リスク（クラウドサービスでは極めて低いがゼロではない）。
  2. データ改ざんリスク:
    • 不正アクセスや内部不正により、請求書の金額や振込先口座情報などが不正に書き換えられ、誤った支払いや不正送金に繋がるリスク。
    • 改ざんされたデータに基づいて誤った経営判断をしてしまうリスク。
  3. データ破壊・消失リスク:
    • システム障害、ハードウェア故障、自然災害、サイバー攻撃（ランサムウェアなど）により、保存されている請求書データが破壊されたり、消失したりするリスク。
    • これにより、業務継続が困難になったり、過去の取引記録を参照できなくなったりする。
  4. サービス停止リスク（可用性の問題）:
    • システム障害、メンテナンス、DDoS攻撃などにより、請求書受領サービスが利用できなくなり、請求書処理業務が滞ってしまうリスク。
    • 特に月末月初などの繁忙期にサービスが停止すると、業務への影響が大きい。
  5. 不正利用・なりすましリスク:
    • 盗まれたアカウント情報（ID/パスワード）が悪用され、権限のない第三者がシステムにログインし、不正な操作（請求書の不正承認、支払情報の変更など）を行うリスク。

これらのリスクは、企業の金銭的損失、信用の失墜、顧客離れ、ブランドイメージの低下、法的責任の追及（個人情報保護法違反、損害賠償請求など）といった深刻な事態を引き起こす可能性があります。だからこそ、請求書受領サービスを選定する際には、セキュリティ対策が万全であることを最優先事項の一つとして確認する必要があるのです。

第2章：請求書受領サービス選定時に確認すべきセキュリティ項目【チェックリスト】

安心して請求書受領サービスを利用するためには、サービス提供事業者がどのようなセキュリティ対策を講じているかを多角的に確認する必要があります。以下に、主要な確認項目をチェックリスト形式で示します。これらの項目について、事業者のウェブサイト、資料、SLA（サービス品質保証契約）、セキュリティホワイトペーパーなどで確認し、不明な点は直接問い合わせましょう。

1. データ保護と暗号化

  • [ ] 通信の暗号化:
    • ユーザーのブラウザとサービス間、およびサービス内部の通信がSSL/TLSなどの強力な暗号化技術で保護されているか？（例：常時HTTPS化）
  • [ ] 保存データの暗号化:
    • データベースやストレージに保存される請求書データや個人情報が、AES-256などの堅牢なアルゴリズムで暗号化されているか？
    • 暗号鍵の管理は適切に行われているか？（例：鍵管理システム（KMS）の利用）
  • [ ] バックアップデータの暗号化:
    • バックアップデータも同様に暗号化されているか？

2. アクセス制御と認証

  • [ ] 強固なパスワードポリシー:
    • パスワードの最低文字数、複雑性（英数字記号混在）、有効期限、履歴管理などのポリシーが設定できるか？
  • [ ] 多要素認証（MFA）:
    • ID/パスワードに加えて、ワンタイムパスワード、生体認証、セキュリティキーなど、複数の認証要素を組み合わせたMFAに対応しているか？（強く推奨）
  • [ ] IPアドレス制限:
    • 特定のIPアドレスからのみアクセスを許可する設定が可能か？
  • [ ] 詳細な権限管理（ロールベースアクセス制御 – RBAC）:
    • ユーザーの役割や職務に応じて、機能単位（閲覧、登録、編集、削除、承認など）やデータ範囲（特定の部門の請求書のみなど）で細かくアクセス権限を設定できるか？
  • [ ] 操作ログの記録と監査:
    • 「いつ、誰が、どのIPアドレスから、何をしたか」という操作ログが全て記録され、改ざん不可能な形で長期間保存されるか？
    • 管理者や監査担当者がログを容易に確認・追跡できるか？
  • [ ] シングルサインオン（SSO）対応:
    • 企業内の他のシステムとID連携し、SSOを実現できるか？（SAML認証などに対応）

3. システムとネットワークのセキュリティ

  • [ ] ファイアウォールと侵入検知/防止システム（IDS/IPS）:
    • 不正なアクセスやサイバー攻撃からシステムを保護するためのファイアウォールやIDS/IPSが導入・運用されているか？
  • [ ] WAF（Web Application Firewall）:
    • Webアプリケーションの脆弱性を狙った攻撃（SQLインジェクション、クロスサイトスクリプティングなど）を検知・防御するWAFが導入されているか？
  • [ ] 定期的な脆弱性診断とパッチ適用:
    • 第三者機関による定期的な脆弱性診断を実施し、発見された脆弱性に対して迅速にセキュリティパッチを適用しているか？
  • [ ] マルウェア対策:
    • サーバーやシステムに対するウイルス対策ソフトの導入、定期的なスキャンが実施されているか？
  • [ ] DDoS攻撃対策:
    • サービス停止を狙ったDDoS攻撃に対する防御策が講じられているか？

4. データセンターの信頼性と物理セキュリティ

  • [ ] データセンターの立地と設備:
    • 耐震・免震構造、自家発電設備、冗長化されたネットワーク回線など、災害や障害に強い堅牢なデータセンターを利用しているか？
    • 国内データセンターか、海外データセンターか？（データ主権の観点から確認）
  • [ ] 物理的なアクセス制限:
    • データセンターへの入退室管理、監視カメラ、生体認証など、厳格な物理セキュリティ対策が施されているか？
  • [ ] 第三者認証の取得状況（データセンター側）:
    • ISO/IEC 27001（ISMS）、SOC 1/2/3報告書など、データセンターのセキュリティと運用に関する第三者認証を取得しているか？

5. 運用体制とインシデント対応

  • [ ] 24時間365日の監視体制:
    • システムやネットワークの稼働状況、セキュリティイベントを24時間365日体制で監視しているか？
  • [ ] インシデント対応計画と体制:
    • セキュリティインシデント（情報漏洩、サイバー攻撃など）が発生した場合の対応手順、報告体制、復旧計画が明確に定められ、定期的に訓練されているか？
  • [ ] 障害復旧とバックアップ体制:
    • データの定期的なバックアップ（世代管理含む）と、迅速なリストア手順が確立されているか？
    • 目標復旧時間（RTO）と目標復旧時点（RPO）はどの程度か？
  • [ ] SLA（サービス品質保証契約）におけるセキュリティ関連条項:
    • 稼働率保証、障害時の対応時間、情報漏洩時の責任範囲などがSLAに明記されているか？

6. 第三者認証と法令遵守

  • [ ] ISO/IEC 27001（ISMS認証）:
    • 情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるISMS認証を取得しているか？（組織全体のセキュリティ体制の信頼性）
  • [ ] ISO/IEC 27017（クラウドセキュリティ認証）:
    • クラウドサービス固有のセキュリティ管理策に関する国際規格の認証を取得しているか？
  • [ ] SOC 2 Type 2 報告書:
    • セキュリティ、可用性、処理のインテグリティ、機密保持、プライバシーに関する内部統制のデザインと運用有効性について、独立監査人が評価した報告書を入手できるか？
  • [ ] プライバシーマーク（Pマーク）:
    • 個人情報の取り扱いが適切であることの認証（日本国内の制度）。
  • [ ] 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応:
    • これらの法制度の要件を満たす機能（タイムスタンプ、検索機能、適格請求書発行事業者登録番号の管理など）が具備されているか、また、法改正への追従体制があるか。
  • [ ] 個人情報保護法（APPI）やGDPRなど国内外のプライバシー関連法規への準拠:
    • これらの法規を遵守するための体制や機能が整備されているか。

これらの項目を一つ一つ確認するのは大変な作業ですが、自社の重要な情報を預ける以上、妥協は禁物です。特に、FastAccountingのような信頼できるベンダーは、これらのセキュリティ対策について積極的に情報開示しており、詳細な資料や第三者認証の証明を提供しています。

第3章：サービス提供事業者が講じる一般的なセキュリティ機能

多くの信頼できる請求書受領サービス提供事業者は、前章で挙げたような項目に対応するため、様々なセキュリティ機能をシステムに組み込んでいます。ここでは、代表的な機能をいくつか紹介します。

  • データの完全性と可用性の確保:
    • 冗長化構成: サーバー、ストレージ、ネットワーク機器などを冗長化し、一部に障害が発生してもサービスが継続できるようにしています。
    • 自動フェイルオーバー: 障害発生時に、自動的に待機系システムに切り替わる仕組みを導入しています。
    • 定期的なバックアップと遠隔地保管: データを複数の場所に定期的にバックアップし、災害時にも復旧できるようにしています。
  • 不正アクセス対策:
    • ファイアウォール: ネットワークの入り口で不正な通信をブロックします。
    • IDS/IPS（侵入検知/防止システム）: 不正なアクセスや攻撃の試みを検知し、自動的に防御します。
    • WAF（Web Application Firewall）: Webアプリケーションの脆弱性を悪用した攻撃から保護します。
    • アカウントロックアウト: 一定回数以上ログインに失敗したアカウントを一時的にロックし、ブルートフォース攻撃などを防ぎます。
  • データの機密性保護:
    • SSL/TLSによる通信暗号化: ユーザーとサーバー間の通信を暗号化し、盗聴や改ざんを防ぎます。
    • データベース暗号化: 保存されているデータを暗号化し、万が一データが流出しても内容を読み取れないようにします。
  • 証跡管理:
    • アクセスログ・操作ログの取得: 誰がいつ、どのような操作を行ったかを詳細に記録し、不正行為の追跡や原因究明に役立てます。
  • 脆弱性管理:
    • 定期的なセキュリティ診断: 専門業者による脆弱性診断を定期的に実施し、新たな脅威に対応します。
    • 迅速なパッチ適用: 発見された脆弱性や、OS・ミドルウェアのセキュリティアップデートを速やかに適用します。

これらの機能は、サービスによって実装レベルや提供範囲が異なります。自社のセキュリティ要件と照らし合わせ、必要な機能が十分に提供されているかを確認することが重要です。

第4章：利用者側（企業側）で実施すべきセキュリティ対策

請求書受領サービスのセキュリティは、サービス提供事業者任せにするだけでは万全とは言えません。利用者である企業側でも、主体的にセキュリティ対策を講じる必要があります。これにより、事業者側の対策と合わせて「多層防御」を実現し、より安全な利用環境を構築できます。

1. アカウント管理の徹底

  • 強固なパスワード設定と定期的な変更: 推測されにくい複雑なパスワードを設定し、定期的に変更する。パスワードの使い回しは絶対に避ける。
  • 多要素認証（MFA）の積極的な利用: サービスがMFAに対応している場合は、必ず有効にする。これにより、ID/パスワードが漏洩した場合でも不正ログインのリスクを大幅に低減できます。
  • 不要なアカウントの削除・権限の見直し: 退職者や異動者のアカウントは速やかに削除または無効化する。従業員の役割変更に応じて、アクセス権限を定期的に見直す。
  • 共有アカウントの禁止: 原則として、複数人で一つのアカウントを共有しない。個々のアカウントで操作ログを追跡できるようにする。

2. 利用端末のセキュリティ対策

  • OS・ソフトウェアの最新化: 利用するPCやスマートフォンのOS、ブラウザ、セキュリティソフトなどを常に最新の状態に保ち、脆弱性を解消する。
  • セキュリティソフトの導入と定義ファイルの更新: 信頼できるセキュリティソフトを導入し、ウイルス定義ファイル（パターンファイル）を常に最新の状態に保つ。
  • 不審なメールやWebサイトへの注意: フィッシング詐欺やマルウェア感染の入口となる不審なメールの添付ファイルを開いたり、URLをクリックしたりしない。不審なWebサイトへアクセスしない。
  • 公共Wi-Fi利用時の注意: セキュリティの低い公共Wi-Fi環境で機密情報を扱うサービスを利用する際は、VPNを利用するなど、通信の安全性を確保する。

3. 社内規程の整備と従業員教育

  • 情報セキュリティポリシーの策定と周知徹底: クラウドサービス利用に関するルール、パスワード管理規程、情報持ち出し禁止など、社内の情報セキュリティポリシーを明確に定め、全従業員に周知徹底する。
  • 定期的なセキュリティ教育・訓練の実施: 標的型メール攻撃への対応訓練や、情報セキュリティに関する最新知識の研修などを定期的に行い、従業員のセキュリティ意識を高める。
  • インシデント発生時の報告体制の確立: セキュリティインシデント（マルウェア感染、不正アクセス疑いなど）を発見した場合の報告先や手順を明確にしておく。

4. データの取り扱いに関する注意

  • ダウンロードしたデータの適切な管理: サービスからダウンロードした請求書データやレポートなども機密情報として扱い、ローカルPCやファイルサーバーでの保管・アクセス制御を適切に行う。
  • 不要なデータの定期的な削除: 法令で定められた保存期間を経過したデータや、業務上不要になったデータは、適切に削除する。

5. サービス提供事業者との連携

  • 利用規約・SLAの確認: サービス提供事業者の利用規約やSLAをよく読み、セキュリティに関する責任範囲や免責事項を理解しておく。
  • セキュリティ情報の収集: 事業者から提供されるセキュリティに関する情報（メンテナンス通知、脆弱性情報など）を常に確認し、必要に応じて対応する。
  • インシデント発生時の連携: 万が一、自社でセキュリティインシデントが発生し、サービスに影響が及ぶ可能性がある場合や、逆にサービス側でインシデントが発生した場合は、速やかに事業者と連携して対応する。

これらの利用者側の対策は、特別なツールや高度な知識がなくても実践できるものが多く含まれています。日々の業務の中で意識し、習慣化することが重要です。

第5章：FastAccountingが提供する堅牢なセキュリティ

FastAccountingは、お客様の大切な請求書情報をお預かりする責任を重く受け止め、業界最高水準のセキュリティ対策を講じています。技術的対策、物理的対策、組織的対策の全てにおいて、お客様に安心してご利用いただける環境を提供することをお約束します。

FastAccountingのセキュリティへの取り組み（例）

  • データ暗号化の徹底:
    • 通信：全ての通信は最新のTLSプロトコルで暗号化されています。
    • 保管：データベースに保存される全ての機密データは、AES-256などの強力なアルゴリズムで暗号化されています。暗号鍵は厳重に管理されています。
  • 厳格なアクセス制御:
    • 多要素認証（MFA）を標準でサポートし、不正ログインを防止します。
    • お客様の組織構造に合わせた柔軟なロールベースアクセス制御（RBAC）により、最小権限の原則に基づいた権限管理が可能です。
    • 全ての操作ログは詳細に記録され、監査証跡として利用できます。
  • 堅牢なインフラストラクチャ:
    • 信頼性の高い国内大手クラウドプラットフォーム（例：AWS、Azureなど）を利用し、そのプラットフォームが提供する高度なセキュリティ機能を最大限に活用しています。
    • ファイアウォール、WAF、IDS/IPSなど多層的な防御システムを構築し、外部からの脅威を遮断します。
    • 24時間365日のシステム監視体制を敷き、異常を早期に検知し対応します。
  • 第三者認証の取得と維持:
    • ISO/IEC 27001（ISMS認証）やISO/IEC 27017（クラウドセキュリティ認証）といった国際的なセキュリティ認証を取得・維持し、情報セキュリティマネジメントシステムの継続的な改善に取り組んでいます。（※取得状況は最新情報をご確認ください）
    • 定期的な第三者機関による脆弱性診断を実施し、システムの安全性を客観的に評価・強化しています。
  • 法令遵守とプライバシー保護:
    • 電子帳簿保存法、インボイス制度、個人情報保護法といった関連法規を遵守するための機能と体制を整備しています。
    • お客様のデータは、お客様の許可なく目的外利用されることは一切ありません。
  • 事業継続計画（BCP）と障害復旧:
    • データの定期的なバックアップと、地理的に離れた場所への保管を実施しています。
    • 大規模災害やシステム障害発生時にも、迅速にサービスを復旧するための事業継続計画を策定し、定期的に訓練を行っています。

FastAccountingは、これらの取り組みを通じて、お客様が安心して請求書受領業務のDXを推進できるよう、セキュリティ基盤の強化に継続的に投資してまいります。詳細なセキュリティ対策については、個別にお問い合わせいただければ、より詳しい情報を提供させていただきます。

まとめ：セキュリティ意識を高め、安全な請求書受領サービス活用を

請求書受領サービスの導入は、業務効率化やコスト削減に大きなメリットをもたらしますが、その一方で、機密情報である請求書データを外部に預けることによるセキュリティリスクも伴います。しかし、これは「クラウドサービスだから危険」ということでは決してありません。むしろ、専門の事業者が提供するサービスは、自社で同等レベルのセキュリティ対策を講じるよりも、はるかに高度で堅牢な場合が多いのです。

重要なのは、サービス選定時に、本記事で解説したようなセキュリティ項目（データの暗号化、アクセス制御、脆弱性対策、データセンターの信頼性、第三者認証など）をしっかりと確認し、信頼できる事業者を選ぶことです。そして、サービス提供事業者任せにするのではなく、利用者側でもアカウント管理の徹底、利用端末のセキュリティ対策、社内規程の整備と従業員教育といった対策を主体的に講じ、「多層防御」の考え方でセキュリティレベルを高めていくことが求められます。

FastAccountingは、お客様に最高の利便性と業務効率を提供すると同時に、最高レベルのセキュリティを提供することを使命と考えています。お客様の大切なデータを守り抜き、安心してサービスをご利用いただけるよう、今後もセキュリティ対策の強化に全力を尽くしてまいります。

請求書受領サービスのセキュリティに関するご不安やご質問がございましたら、どうぞお気軽にFastAccountingまでお問い合わせください。お客様の状況に合わせた最適なセキュリティ対策をご提案させていただきます。

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