請求書受領サービスとは？導入メリットと業務効率化のポイントを徹底解説

2025/05/09

はじめに

現代のビジネス環境において、企業活動の根幹を支える経理業務は、その正確性と迅速性が常に求められています。特に、取引先から日々送られてくる請求書の処理は、多くの企業にとって依然として手作業が多く残り、時間とコスト、そして人的ミスのリスクを抱える悩ましい業務の一つと言えるでしょう。紙ベースの請求書が主流であった時代から、PDFなどの電子データでのやり取りが増えてきたとはいえ、その形式は多岐にわたり、受領、確認、システム入力、承認、保管といった一連のプロセスは依然として煩雑です。

このような背景の中、請求書処理業務の非効率性を解消し、経理部門の生産性を飛躍的に向上させるソリューションとして注目を集めているのが「請求書受領サービス」です。本記事では、請求書受領サービスとは何か、その基本的な機能から導入によって得られる具体的なメリット、そして業務効率化を最大限に引き出すためのポイントに至るまで、網羅的に解説します。さらに、AI技術を活用して経理業務のDXを推進するFastAccountingのソリューションについても触れながら、読者の皆様が抱える請求書処理の課題解決の一助となる情報を提供してまいります。

第1章：請求書受領サービスとは何か？

請求書受領サービスは、企業が取引先から受け取る請求書の処理プロセス全体を効率化・自動化するために設計されたシステムやサービス群の総称です。従来、経理担当者が手作業で行っていた請求書の受け取り、開封、内容確認、会計システムへのデータ入力、仕訳、承認依頼、ファイリングといった一連の業務をデジタル技術の力で変革し、業務負担の大幅な軽減と精度の向上を目指します。

請求書受領サービスの基本的な定義と仕組み

請求書受領サービスの核心は、多様な形式で送られてくる請求書情報を一元的に集約し、標準化されたデジタルデータとして処理可能にすることにあります。具体的には、以下のような仕組みで機能します。

多様な受領チャネルへの対応: 郵送で届く紙の請求書、メールに添付されたPDFファイル、FAXで送信される請求書、あるいは取引先が利用する特定の電子請求書発行システムから送られるデータなど、あらゆる形式の請求書に対応します。紙の請求書については、サービス提供事業者が代理で受領しスキャン・データ化を行う場合や、企業側でスキャンしてアップロードする場合があります。
AI-OCRによるデータ化: アップロードされた請求書画像やPDFファイルから、AI（人工知能）を活用したOCR（光学的文字認識）技術により、請求書番号、発行日、取引先名、品目、金額、支払期日といった必要な情報を高精度で自動的に抽出・データ化します。従来のOCR技術と比較して、AI-OCRは手書き文字や多様なフォーマットの請求書にも柔軟に対応できる点が特徴です。
仕訳・承認ワークフローの自動化: 抽出されたデータは、あらかじめ設定されたルールに基づいて自動的に仕訳候補が作成されたり、会計システムと連携して勘定科目が提案されたりします。また、承認ワークフロー機能により、請求内容に応じた承認ルートに自動的に回付され、オンライン上で迅速な承認プロセスを実現します。
データ保管と検索: 電子化された請求書データは、クラウド上の安全な環境に保管され、必要な時にいつでも簡単に検索・閲覧することが可能です。これにより、紙の請求書のファイリングや保管スペースの問題から解放されます。

請求書受領サービスの種類

請求書受領サービスは、提供形態や機能の範囲によっていくつかのタイプに分類できます。自社の状況やニーズに合わせて最適なタイプを選択することが重要です。

受領代行型サービス: 紙の請求書の受け取りからスキャニング、データ入力までをサービス提供事業者が代行するタイプです。企業側は請求書の原本を送付するだけで、データ化された情報を受け取ることができます。特に紙の請求書が多い企業や、リソースが限られている企業に適しています。
システム提供型サービス: 請求書のデータ化やワークフロー管理を行うためのクラウドシステムを提供するタイプです。企業側で請求書のスキャンやアップロードを行いますが、AI-OCRによる自動データ化や柔軟なワークフロー設定が可能です。自社で業務プロセスをコントロールしたい企業に向いています。
AI-OCR特化型サービス: 高度なAI-OCR技術に特化し、請求書のデータ化精度を追求するサービスです。既存の会計システムやワークフローシステムと連携して利用されることが多く、特定の業務課題をピンポイントで解決したい場合に有効です。
プラットフォーム型サービス: 請求書の発行側と受領側の双方が同じプラットフォームを利用することで、請求データのやり取りをシームレスに行うタイプです。取引先にもプラットフォームへの参加を促す必要がありますが、データの標準化や即時性が高まります。

第2章：請求書受領サービス導入の具体的なメリット

請求書受領サービスを導入することは、単に請求書処理業務を楽にするだけでなく、企業経営全体に多岐にわたる好影響をもたらします。ここでは、その具体的なメリットを5つの側面から詳しく見ていきましょう。

メリット1：大幅な業務効率化と生産性向上

請求書受領サービスの最大のメリットは、何と言っても業務効率の大幅な向上です。従来、多くの時間と手間を要していた以下のような作業が自動化・効率化されることで、経理担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

手作業の削減: 紙の請求書の開封、仕分け、スキャン、PDF請求書のダウンロード、フォルダ整理といった物理的な作業が大幅に削減されます。特に受領代行サービスを利用すれば、これらの作業からほぼ解放されます。
データ入力ミスの防止: AI-OCRによる高精度なデータ抽出により、手入力に伴う転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを劇的に削減できます。これにより、後工程での修正作業や確認作業の負担も軽減されます。
確認・承認プロセスの迅速化: システム上で請求データと関連書類（発注書や納品書など）を突合しやすくなり、確認作業がスムーズになります。また、電子化されたワークフローにより、承認者は場所を選ばずに請求内容を確認・承認できるため、承認までのリードタイムが大幅に短縮されます。担当者不在による業務停滞のリスクも低減します。

これらの効率化は、月次決算の早期化や、経理部門全体の生産性向上に直結します。

メリット2：コスト削減効果

業務効率化は、直接的および間接的なコスト削減にも繋がります。具体的には、以下のようなコスト削減効果が期待できます。

人件費の削減: 請求書処理にかかる作業時間が短縮されることで、残業代の削減や、場合によっては人員配置の最適化も可能になります。浮いたリソースを分析業務や経営支援業務に振り向けることで、企業全体の収益性向上にも貢献できます。
印刷費・郵送費の削減: 紙の請求書を電子データで扱うことが基本となるため、印刷にかかる紙代、トナー代、プリンターのメンテナンス費用などが削減されます。また、社内での請求書の回付や、拠点間の郵送なども不要になります。
保管スペースの削減: 紙の請求書を保管するためのキャビネットや倉庫スペースが不要になります。オフィススペースを有効活用できるだけでなく、書類の劣化や紛失のリスクも低減します。
振込手数料の削減: 一部のサービスでは、支払いデータを自動生成し、インターネットバンキングと連携することで、振込手数料を抑える機能を提供している場合もあります。

メリット3：ペーパーレス化の推進とテレワーク対応

請求書受領サービスの導入は、企業全体のペーパーレス化を強力に推進します。紙の請求書が電子データに置き換わることで、オフィス内の紙の量が大幅に削減され、環境負荷の低減にも貢献します。

さらに重要なのは、テレワークへの対応が容易になる点です。請求書処理業務がクラウド上で完結できるようになるため、経理担当者はオフィスに出社せずとも、自宅やサテライトオフィスなど、場所を選ばずに業務を遂行できます。これは、働き方改革の推進や、パンデミックのような不測の事態における事業継続計画（BCP）の観点からも非常に大きなメリットと言えるでしょう。

メリット4：内部統制の強化とセキュリティ向上

請求書という企業の取引情報を扱う上で、内部統制の強化とセキュリティの確保は不可欠です。請求書受領サービスは、これらの課題解決にも貢献します。

証跡管理の徹底: 誰がいつ、どのような処理を行ったかという操作ログがシステム上に記録されるため、業務プロセスの透明性が向上し、不正の抑止にも繋がります。監査時にも、必要な情報を迅速に提出できます。
改ざん防止: 電子データとして保管される請求書は、タイムスタンプ機能などにより、改ざんされていないことを証明しやすくなります。紙の書類に比べて、紛失や破損のリスクも低減します。
データバックアップと災害対策: クラウド型のサービスであれば、データはサービス提供事業者の堅牢なデータセンターで管理・バックアップされるため、自社でサーバーを管理する場合に比べて、災害やシステム障害時のデータ消失リスクを大幅に低減できます。
アクセス権限管理: ユーザーごとにアクセスできる情報や操作できる機能を細かく設定できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

メリット5：法制度へのスムーズな対応

前述の通り、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度への対応は、企業にとって喫緊の課題です。請求書受領サービスの多くは、これらの法制度の要件を満たすように設計されており、導入することで法対応の負荷を大幅に軽減できます。

電子帳簿保存法の保存要件充足: 真実性の確保（タイムスタンプ付与、訂正削除履歴の保存など）や可視性の確保（検索機能、関連書類の紐付けなど）といった電子帳簿保存法の要件に対応した機能を提供します。
インボイス制度への対応支援: 適格請求書の記載要件チェック、登録番号の有効性確認、税額計算の自動化など、インボイス制度特有の業務をサポートする機能が搭載されているサービスもあります。

法改正の度に自社でシステム改修や業務フローの見直しを行うのは大きな負担ですが、クラウド型の請求書受領サービスであれば、サービス提供事業者が法改正に合わせてシステムをアップデートしてくれるため、常に最新の法制度に準拠した状態で業務を行うことができます。

第3章：業務効率化を実現するためのポイント

請求書受領サービスを導入すれば、自動的にすべての課題が解決するわけではありません。その効果を最大限に引き出し、真の業務効率化を実現するためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。

ポイント1：自社の課題と導入目的の明確化

まず最も重要なのは、「なぜ請求書受領サービスを導入するのか」「導入によって何を解決したいのか」という目的を明確にすることです。現状の請求書処理業務における具体的な課題点を洗い出し、それらを解決するためにどのような機能が必要なのかを具体的に定義します。

課題の洗い出し: 例えば、「紙の請求書の処理に毎月〇〇時間かかっている」「入力ミスによる手戻りが月〇件発生している」「承認プロセスに時間がかかり支払遅延が発生しそうになることがある」「テレワーク移行の障壁になっている」など、具体的な課題をリストアップします。
導入目的の設定: 「請求書処理時間を〇〇％削減する」「入力ミスをゼロにする」「月次決算を〇日早期化する」「ペーパーレス化率を〇〇％にする」など、定量的・定性的な目標を設定します。

これらの課題と目的が明確であればあるほど、後続のサービス選定や導入準備がスムーズに進み、導入後の効果検証もしやすくなります。

ポイント2：適切なサービス選定

市場には多種多様な請求書受領サービスが存在するため、自社の課題や目的に最も合致したサービスを選ぶことが重要です。以下の観点から比較検討を行いましょう。

機能: AI-OCRの読み取り精度、対応している請求書の形式、ワークフローの柔軟性、会計システムとの連携機能、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応状況など、必要な機能が過不足なく備わっているかを確認します。
料金体系: 初期費用、月額費用、従量課金（処理枚数に応じた課金など）の有無、オプション機能の料金などを比較し、自社の予算や利用規模に見合っているかを確認します。隠れたコストがないかも注意が必要です。
サポート体制: 導入時のサポート、運用開始後の問い合わせ対応、トラブルシューティングなど、サポート体制の充実度も重要な選定ポイントです。日本語でのサポートが受けられるか、対応時間はどうかなども確認しましょう。
拡張性と将来性: 将来的な事業拡大や業務範囲の変更にも対応できる拡張性があるか、サービス提供事業者の信頼性や開発力はどうか、といった点も考慮に入れると良いでしょう。
操作性: 実際に利用する経理担当者にとって、直感的で使いやすいインターフェースであるかどうかも重要です。無料トライアルやデモンストレーションを活用し、操作性を確認することをおすすめします。

複数のサービスを比較検討し、資料請求や問い合わせを通じて詳細な情報を収集することが大切です。

ポイント3：社内体制の整備と従業員への周知・教育

新しいシステムを導入する際には、社内体制の整備と、実際に利用する従業員への丁寧な周知・教育が不可欠です。これらを怠ると、せっかく導入したシステムが十分に活用されず、期待した効果が得られない可能性があります。

導入プロジェクトチームの設置: 経理部門だけでなく、情報システム部門や関連部署のメンバーを含めたプロジェクトチームを組成し、導入計画の策定、進捗管理、課題解決などを主導します。
運用ルールの策定: 新しい業務フローに合わせた運用ルールを明確に定め、マニュアルを作成します。誰が何をどのように行うのかを具体的に示すことが重要です。
従業員への説明とトレーニング: 導入の目的やメリット、新しい業務フロー、システムの操作方法などについて、従業員向けの説明会やトレーニングを実施します。疑問や不安を解消し、積極的な利用を促します。
関係部署との連携: 請求書を発行する営業部門や、承認を行う各部門長など、関連部署との連携も重要です。新しいプロセスへの理解と協力を得るためのコミュニケーションを密に行いましょう。

ポイント4：スモールスタートと段階的な導入

特に大規模な企業や、初めてシステム導入を行う企業の場合、最初から全社的に一斉導入するのではなく、特定の部門や限定的な業務範囲からスモールスタートし、段階的に導入範囲を拡大していくアプローチが有効な場合があります。

パイロット導入: まずは特定の部署や取引量の少ない業務で試験的に導入し、操作性や効果を検証します。そこで得られた知見や課題点を踏まえて、本格導入に向けた改善を行います。
段階的な機能解放: 最初は基本的な機能（データ化、保管など）から利用を開始し、従業員がシステムに慣れてきた段階で、ワークフロー機能や会計システム連携といった高度な機能を順次解放していく方法も考えられます。

スモールスタートにより、導入リスクを低減し、従業員の抵抗感を和らげながら、着実にシステムを定着させていくことができます。

ポイント5：導入後の効果測定と改善

請求書受領サービスを導入して終わりではありません。導入後も定期的にその効果を測定し、期待した成果が得られているかを確認するとともに、新たな課題や改善点が見つかれば、継続的に業務プロセスの見直しやシステム設定の最適化を行っていくことが重要です。

効果測定の指標設定: 導入前に設定した目標（処理時間削減率、コスト削減額、エラー発生率など）に基づいて、定期的に効果を測定・評価します。
利用者からのフィードバック収集: 実際にシステムを利用している従業員から、使い勝手や改善要望などのフィードバックを収集し、サービス提供事業者にも伝えることで、より良い運用を目指します。
定期的な見直し: 業務内容の変化や法改正などに合わせて、運用ルールやシステム設定を定期的に見直し、常に最適な状態を維持するよう努めます。

これらのポイントを意識して請求書受領サービスの導入と運用を進めることで、その効果を最大限に引き出し、持続的な業務効率化を実現することができるでしょう。

第4章：FastAccountingの請求書受領サービス紹介（概要）

これまで請求書受領サービスの一般的な機能やメリット、導入のポイントについて解説してきましたが、ここではAI技術を駆使して経理業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）を支援するFastAccounting株式会社が提供する請求書受領関連ソリューションについて、その概要をご紹介します。

FastAccountingは、「経理、その先へ」というスローガンのもと、AIをはじめとする最新テクノロジーを活用し、経理業務の自動化・効率化を通じて、企業がより戦略的な経理財務活動に注力できる環境づくりを目指しています。請求書処理に関しても、お客様の多様なニーズに応えるためのソリューションを提供しています。

Remota スキャンセンター

FastAccountingが提供する「Remota スキャンセンター」は、取引先から送られてくる紙の請求書やPDF形式の請求書を一括で受け取り、スキャンしてFastAccountingのAI-OCRエンジン「Remota」へ効率的に取り込むためのサービスです。このサービスを利用することで、企業は請求書の受領や初期のデータ化作業から解放され、コア業務に集中することができます。

Remota スキャンセンターの主な特徴：

請求書の一括受領: 郵送されてくる紙の請求書を、お客様に代わってFastAccountingの指定するセンターで受領します。
高精度スキャンとデータ化準備: 受領した請求書は、高精度なスキャナで電子化され、AI-OCR処理に適した形に整えられます。
Remota（AI-OCR）への自動連携: 電子化された請求書データは、速やかにFastAccountingのAI-OCRエンジン「Remota」に連携され、請求書情報の自動抽出が行われます。

AI-OCRエンジン「Remota」と証憑処理AI「Robota」

FastAccountingの中核技術であるAI-OCRエンジン「Remota」は、請求書だけでなく、領収書や通関書類など、様々な種類の証憑に対応しており、業界トップクラスの読み取り精度を誇ります。特に、多様なフォーマットが存在する請求書に対しても、事前の帳票定義（テンプレート作成）なしで高い精度でデータを抽出できる点が大きな強みです。

さらに、証憑処理AI「Robota」は、Remotaでデータ化された情報をもとに、仕訳の自動生成、会計システムへの連携、不正検知など、より高度な経理処理の自動化を実現します。

FastAccountingの強みと特徴：

高度なAI技術: 長年の研究開発に裏打ちされた独自のAIアルゴリズムにより、複雑なレイアウトの請求書や手書き文字を含む請求書でも高精度なデータ化を実現します。
継続的な精度向上: お客様からのフィードバックや最新のAI技術を取り入れ、常に読み取り精度や処理能力の向上に努めています。
柔軟なシステム連携: 様々な会計システムやERPシステムとの連携実績が豊富であり、お客様の既存システム環境に合わせたスムーズな導入が可能です。
充実したサポート体制: 導入コンサルティングから運用サポートまで、経験豊富な専門スタッフが一貫してお客様を支援します。

FastAccountingの請求書受領関連ソリューションは、単に請求書を電子化するだけでなく、その後の会計処理プロセス全体の自動化・高度化を見据えた設計となっており、企業の経理DXを強力に推進します。

まとめ

本記事では、「請求書受領サービスとは何か」という基本的な問いから始まり、その導入メリット、業務効率化を実現するためのポイント、そしてFastAccountingが提供するソリューションに至るまで、幅広く解説してまいりました。

請求書処理業務は、多くの企業にとって時間とコストがかかる一方で、ミスが許されない重要な業務です。請求書受領サービスを導入することは、この煩雑な業務から経理担当者を解放し、より戦略的で付加価値の高い業務へとシフトさせるための有効な手段となります。ペーパーレス化の推進、テレワークへの対応、内部統制の強化、そして電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度への的確な対応といった観点からも、その重要性はますます高まっています。

自社の課題を正確に把握し、適切なサービスを選定し、計画的に導入・運用を進めることで、請求書受領サービスは企業の競争力強化に大きく貢献するでしょう。そして、その先には、データに基づいた迅速な意思決定や、より戦略的な経営判断を可能にする「経理DX」の実現が待っています。

FastAccountingは、AI技術を核とした高度なソリューションと手厚いサポートで、お客様の請求書処理業務の変革、そしてその先の経理DX推進を力強くご支援いたします。請求書受領サービスの導入や、経理業務の自動化・効率化にご関心をお持ちでしたら、ぜひ一度FastAccountingにご相談ください。

請求書受領サービス