Robota×スマホ ニューノーマル時代に向かって、スマホで写メを撮るだけの経費申請へ

業界
業務

経費申請は、経理・会計業務を専門とする部門だけでなく、全社従業員が関わる業務です。領収書やレシートの電子化保存、経費申請業務の効率化、テレワーク(リモートワーク)の実現という視点で、AI-OCR 機能を搭載したRobotaとスマホを使うことでどのような効率化をはかることができるのかを紹介します。

課題

テレワークの障壁にもなる紙を基本とする経費精算業務

テレワーク中の従業員が出社する要因の一つも挙げられる経費申請業務。領収書やレシートの原本を基本に経費申請していると、どうしても原本で申請を上げるために出社せざるを得ない面があります。

従来の課題

  • 紙のレシートや領収書などの原本を経費精算書(領収書貼付台紙)に貼付する必要があり、出社して申請する必要がある
  • 経費精算の手続きをする経理・財務部門などの管理部門では、紙のレシートや領収書を基本とする場合は出社しないと作業ができない
  • 申請者も経費精算の申請では専用のシステムへの入力などに工数がかかる
  • 在宅勤務の社員は、経理・財務部門などに紙のレシートや領収書などの原本を郵送する代金がかかる

新型コロナウイルスは、テレワークで仕事を進められることに気づくきっかけにもなりました。ニューノーマルな働き方として場所に捉われない働き方を求められることもあるでしょう。企業としては、これからの働き方を想定して、テレワークに対応できるよう基盤を作っておく事は必要になります。経費申請においてもその一つ。遠隔からでも経費申請ができ、出社せずとも経費支払の手続きをできるようにしておくことでニューノーマル時代にスムーズに移行できます。

ユースケースのご紹介 -Robota×スマホ-

スマホで撮影した画像で経費申請

経費申請用のスマホアプリをスマホにインストールし、領収書やレシートの写真を撮るだけで、経費申請を行うシナリオを紹介します。スマホアプリを利用する場合、スマホアプリと専用のストレージや会計システムなどを連携させる必要があります。シナリオでは専用アプリの使用を想定していますが、スマホで撮影した画像を専用のメールアドレスに送っても同様のシナリオで経費申請を行うことができます。

まず、スマホアプリを起動させ、写真を撮ります。アプリ内から申請すると、AI-OCRを搭載している領収書Robotaが画像に書かれている領収書の金額、取引先や店名を数字やテキストとして読み取り、データ化します。さらに仕訳Robotaが、それぞれの申請に対して勘定科目を自動で仕訳してくらます。申請者はアプリで写真を撮るだけで、アプリから申請できる状態になり、申請業務での入力が劇的に少なくなります。

電子帳簿保存法が適用されている企業であればスキャナー保存が可能なので、領収書やレシートの原本を経理・財務部や経費申請を受け付ける部門やセンターに郵送をする必要もありません。このシナリオでは紙を必要としてしないので、申請者だけでなく、申請を受け付けて支払手続きを行う担当者もリモートで行うことができるようになります。

ニューノーマル時代に向けて、紙を基本とした領収書やレシートの経費申請から、Robotaを導入したニューノーマルなペーパレスの経費精算に移行していきます。