領収書の照合業務をAI-OCRで自動化し、工数70%削減! 読み取り精度が高い上、改善要望もスムーズに対応頂いており、使い勝手に満足しています。

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SBモバイルサービスは、「情報革命で人々を幸せに~コミュニケーションで創る豊かな未来を~」という企業理念に基づき、主にソフトバンクの製品・サービス等に関する問い合わせに対して、電話やチャットにより対応する事業をしています。コミュニケーションを通じて、感動をもたらすような体験価値を提供することを志しています。同時に、ICTを活用して高い生産性と品質の両立を実現し、RPAの技術も積極的に取り入れ、オペレーションの効率化・最適化を推進していきます。

これまで実施出来ていなかった「紙を扱う業務」を改善するため、AI-OCRの導入を検討。

弊社は2017年頃より、社内の様々な部門においてRPAツールの導入を推進しております。

しかし、「紙を扱う業務」についてはRPAの領域に入ってこないため、業務改善がなかなか進まずにいました。この点を解決する方法として、AI-OCR(Artificial IntelligencexOptical Character Recognition/Reader:オーシーアール、光学的文字認識)の活用は検討事項に挙がっていました。

そんな背景のなか、私と福永は、RPAによる業務改善を推進する部門におり、AI-OCRの導入プロジェクトも担当することになりました。

一口にAI-OCRといっても、対応領域は多岐に渡りニーズも様々ではあります。経理業務は、プロセスごとの業務量を把握しやすいため、AI-OCRによる改善効果が分かりやすいのではないかと考え、まずはそこから着手し始めました。

枡田健吾様

SB モバイル サービス株式会社 事業開発本部 事業開発部 部長 枡田健吾様

福永彩子 様

SB モバイル サービス株式会社 事業開発室 RPA事業課 福永彩子 様

手書きや非定型フォーマット、部分読み取りまでも判別可能な事が決め手になりました。

AI-OCRの導入をする方針が決まり、パートナーを検討している段階で、グループ会社からファーストアカウンティング様を紹介され、お会いしてお話をしました。デモを見たり、検証依頼をしたりなどを含めると、他にも約10社程度のサービスを同時期に比較しました。

精算業務において、私達がAI-OCRを導入する際にポイントとしたのは、非定型に対応できることと、手書き文字も認識できることです。この2つのみであれば、他にも対応ができるサービスはいくつかありました。弊社では、台紙に貼られた複数の領収書の中からその一部のみを読み取る必要があったので、更にその点にも対応できるかどうか、が重要でした。

その点に対応していたのは、ファーストアカウンティング様のサービスでした。会計データの読み取りの精度が高いというバックグラウンドもあり、導入を決めました。

領収書では98%の精度で読み取りが可能に。
毎月20〜30時間分の工数削減につながり、今後はグループ内でも積極的な活用ができればと思います。

弊社の精算業務は、まずシステム上で請求額を登録し、申請した内容の領収書を台紙に貼り提出します。申請内容と台紙に貼られた領収書を、経理担当2名で月に数千件、確認している状況でした。この、システム上の申請内容と提出された請求書の照合作業を、AI-OCRで自動化できるよう、設計を進めていきました。

導入決定後から、経理担当とも協力しながらプロジェクトを進めていたのですが、当初経理担当は、「本当にこれで業務が効率化するのか」とやや懐疑的な反応でした。紙を扱う作業は、最終的には人の手を介さなければ完結しないと思っていたからだと思います。

ですので、最初に実データの読み取り結果を共有した時には、情報を読み取る精度が高いことに大変驚いていました。その後、これは実用的なシステムになり得ると思ったのか、プロジェクトに対して積極的に意見を出すようになりました。

自社データを使っての稼働は2020年からですが、領収書の読み取りの精度では、98%程度の実績が出ている状況です。オンラインで発行する領収書を後から印刷出力するタイプのものが、システムの改善の結果、読み取りが出来るようになったことも、影響していると思います。

社内の工数については、導入前に40〜60時間程度かかっていたものが20〜30時間となり、約50%削減しました。そのほとんどをAI-OCRに任せることができるようになっています。(2020年3月時点)

今読み取りをしているのは、経費精算の申請書類のうち、一部の領収書のみです。しかし今後、明細の取り込みや立て替え申請の対応など、対応の幅を広げていければと、社内での期待値が高まっています。運用成果をみて、グループ内の管理部門にも共有していきたいですね。